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Principios de administración para gobernar eficazmente la vida de la iglesia

Por T. Ray Rachels

Este número de Enrichment es la primera de una serie de dos partes sobre la administración de la iglesia. El propósito de estos números es preparar mejor a los pastores y a los líderes de las iglesias para navigar con éxito a través de la compleja matriz de los asuntos relacionados con la administración de la iglesia.

El siguiente artículo sirve como nuestro silabario sobre el tema de la administración de la iglesia. Resume una variedad de asuntos pertinentes a la administración que se cubrirán con mayor profundidad en artículos subsecuentes en este número como también artículos que aparecerán en la parte dos —el número del invierno de 2004.

Finalmente, se hace referencia a los temas dentro y a lo largo de secciones mayores del número dando múltiples puntos de entrada sobre los temas de interés específico para usted.

Lo más cerca que he llegado a ver una organización perfectamente administrada fue en una acera del centro en Visalia, California. Había 20 niños preescolares, caminando en una sola fila y acompañados por 4 maestras —una maestra al frente, una atrás, y una a cada lado— encajonándolos. A lo largo del medio había un cuerda que sostenían la maestra del frente y la de atrás. Veinte preescolares, 10 a cada lado, sostenían la cuerda mientras caminaban, hablaban, reían, y miraban a su alrededor. Era un sistema perfecto para llevar a los preescolares en un ambiente difícil con seguridad del punto A al punto B, con un mínimo de disturbio.

Las maestras eran competentes en su tarea y los niños estaban contentos de ser dirigidos. Con todos dirigiéndose hacia la misma dirección, era pura administración al caminar; todos los partidos tenían una relación de manos a la obra. Y los que obervaban aplaudían el evento con aprecio.
John Kotter, de la Facultad de Negocios de Harvard, dice: “La administración se trata de manejárselas con la complejidad. Sin la buena administración, las empresas complejas tienden a hacerse caóticas en maneras que amenazan su misma existencia. La buena administración trae un grado de orden y consistencia a las dimensiones clave.”

Esos 20 preescolares, dirigidos por 4 sabias administradoras, es un ejemplo de cómo tratar eficazmente con un grupo que tiene el alto potencial para la desorganización.

La administraciÓn de la iglesia local

Como pastor, usted está llamado a administrar a su iglesia. Ya sea grande o pequeña, con personal pagado o voluntario, dirigir y administrar a su iglesia con efecto permanece en el corazón del ministerio.

Don Cousins, en Mastering Church Management, dice: “La palabra administración, en sí, apenas hace a los pies bailar. En la mente de muchas personas, la administración está precipitosamente cerca de la burocracia. Da la idea de detalles sin fin, rigidez, papeleo y rutina.

“ Pero, la administración—administrar los asuntos de una iglesia—con frecuencia es la diferencia entre la aptitud y la ineptitud pastoral.”

ADMINISTRAR A TRAVÉS DE LA GOBERNACIÓN DE LA IGLESIA

La estrategia más eficaz para inspirar la confianza pública en la vida organizacional de la iglesia es la responsabilidad. Sin la sinceridad y transparencia que permiten la divulgación de decisiones y actos, el líder pastoral invita la sospecha y la falta de confianza. Una de las maneras importantes de inspirar confianza es tener buena gobernación de la iglesia. (Para una completa discusión sobre este tema, vea la sección sobre el manejo de la gobernación de la iglesia.)

Constitución y reglamentos

Parte de la gobernación de la iglesia incluye la debida estructura organizacional. Toda congregación necesita ser responsable ante su constitución y reglamentos. Si estos documentos están bien escritos, darán la estructura necesaria para la responsabilidad confiable para todos los que están dentro de la organización. Los reglamentos establecen los procedimientos por los que la iglesia opera. Estos procedimientos no son obstáculos para el ministerio efectivo sino una ayuda para hacer las cosas bien. Es importante cultivar el respeto de la congregación hacia sus reglamentos. El fundamento de la responsabilidad es una norma uniforme de gobernación a la que todos deben amoldarse.

Juntas directivas

La toma de decisiones al nivel de junta es un trabajo arduo. Es un proceso que exige que se hagan preguntas y que se insista en las respuestas. Exige evaluar los hechos y la información, pesar los riesgos y recompensas, y revisar las alternativas. Quizás también exija consultar con expertos como contadores, abogados, los expertos en reunir fondos, ingenieros, y planificadores de finanzas.

La junta debe tener la libertad de discutir y ventilar los asuntos, debatir, y luego tomar decisiones. La junta puede tomar decisiones responsables sólo si tiene los ojos abiertos y si tiene acceso a toda la información relevante. Si el* pastor desanima a los miembros de la junta para que no hagan preguntas o si caracteriza como negativa la razonable investigación, fracasa en su responsabilidad y no presta servicio al mejor interés de la iglesia. Los miembros de la junta no pueden cumplir con sus deberes si su pastor se niega a contestar preguntas razonables.

Donde sólo se permiten las opiniones que apoyan o aprueban las decisiones pastorales, la verdad y la realidad se suprimen. Donde los puntos de vista divergentes se desaniman o se caracterizan como pensamiento negativo, la respnsabilidad también su suprime. El resultado es que la junta toma decisiones de forma deficiente, ineficaz, y sin responsabilidad. La mejor regla es fomentar la sincera y libre discusión en la que se oyen y se respetan todos los puntos de vista.

No hay razón por la que una decisión dividida siempre sea inaceptable. La responsabilidad abunda donde hay libertad de votar contra las propuestas, y las decisiones eficaces, positivas por la junta son posibles.

El Libro de los Hechos relata cómo Pablo y Bernabé tenían una pronunciada diferencia de opinión (Hechos 15:36-41). Aunque Pablo y Bernabé no estaban de acuerdo, resultó para el bien de los dos.

La unanimidad no era necesaria para que continuara su ministerio. De hecho, la unanimidad, si hubiera sido la regla, hubiera frustrado cualquier significativa actividad misionera, ya sea por parte de Pablo o de Bernabé.

Sin embargo, está en orden advertir. Las juntas necesitan templar la búsqueda de la sincera investigación con un espíritu de cooperación hacia el liderazgo pastoral para así evitar una relación antagonística. Cuando se pierde el espíritu de cooperación, el liderazgo pastoral, el ministerio, y la responsabilidad de la iglesia padecen.

Finanzas

Las finanzas de la iglesia son otra área que debe ser bien administrada. Para mantener la integridad financiera es necesario que se haga completa y regular divulgación ante una junta competente y ante la congregación durante la reunión anual de negocios.

Como en cualquier otro negocio u organización eficaz, el presupuesto de la iglesia debe ser analizado para ver sus promedios de costo-beneficio. En el ministerio, la eficiencia organizacional significa resultados positivos, tangibles que resultan de la inversión de fondos.

Si la iglesia quiere recuperar su credibilidad perdida, debe ver que cumple con sus promesas y que lo hace dentro del presupuesto. Un equipo de líderes que incluye no sólo al personal sino a miembros de la congregación, también contribuye mucho para aumentar la credibilidad. Este proceso incluye tiempo y una estrategia de largo plazo. (En La administración de la iglesia local, parte 2 [invierno 2004] se hablará con mayor detalle de las finanzas de la iglesia.)

Papeleo

Siendo que la iglesia es una corporación, responsable no sólo ante sus miembros sino también ante su carta constitucional legal, debe poner atención al papeleo. La existencia corporativa, la salud, la condición financiera, la obligación legal, la responsabilidad, y el estado todos dependen de documentos escritos.

Un componente clave de la responsabilidad para cualquier iglesia es un buen sistema de documentación. Sin un debido rastro de papeles, es difícil que cualquiera determine quién tomó cuál decisión, basado en qué información, y a quién se le comunicó. Las buenas minutas cuentan toda la historia.

Todo buen pastor necesita ser responsable ante una buena junta. “Una junta de directores”, dicen Robert R. Thompson y Gerald R. Thompson en Organizing for Accountability [Organizándose para la responsabilidad], “funciona sólo como una resolución. Si las resoluciones formales no se proponen, ni se debaten, ni se pasan, la junta no ha tomado acción. Además, si la resolución existe sólo en forma verbal, cada miembro de la junta recordará de manera diferente lo que transcurrió. La virtud de poner por escrito las resoluciones es que ayuda a dar fin a cualquier disputa tocante a qué acción tomó la junta.” Una regla práctica: Siempre póngalo por escrito. (Vea la barra lateral "Minutas de una reunión—una guía," en la sección sobre la gobernación de la iglesia.)

LA ADMINISTRACIÓN DE PROPÓSITOS Y VISIONES

El éxito de una iglesia bien administrada depende de cómo cumple con los planes y propósitos de Dios. En uno de sus libros Annie Dillard habla de las lecciones de la vida sobre manejar el hacha y partir leña.

“ Partir leña”, dice, “se hace mejor cuando se apunta al tajador. Si se apunta a la leña, no se le dará a nada. Apunte más allá de la leña, apunte a través de la leña; apunte al tajador.”

Esa idea tiene una gran lección para desarrollar una iglesia local saludable. Cuando esté bandiendo su hacha de administración, mire más allá del momento presente, más allá de los pequeños troncos de vida de la iglesia que quizás lo distraigan, más allá de las deficiencias y los sistemas mal administrados que puedan estar en vigencia ahora. Tome la vista larga, la vista que le habla a usted y a toda la congregación de un fabuloso futuro que está disponible para expresarlo en proporciones bíblicas, y que sólo necesita de una mano guiadora fuerte y tierna para dirigirla hacia un futuro que honre a Cristo.

Permanecen grandes preguntas: ¿Qué prioridades debo emplear que pondrán en movimiento una norma de excelencia para mi liderazgo pastoral? ¿Qué principios de administración gobiernan la vida de la iglesia? ¿Seguirán las personas dirigidas por el Espíritu? ¿Cómo puedo conseguir gente para la junta directiva? ¿Dónde comienzo?

Para que un pastor dirija su iglesia y la administre bien, debe saber adónde es que su iglesia necesita ir. Esto se logra por medio de una declaración de visión y de misión. Este credo —una declaración de misión —será una guía de comportamiento para toda persona en liderazgo, desde el encargado de la limpieza, a los ujieres, maestros, miembros de la junta directiva, hasta el pastor principal. Sea específico y sincero. Cualquier éxito o fracaso que pueda tener como pastor debe derivarse de ese credo/declaración de misión como los valores que serán aplicados por todos los miembros del equipo a todo ministerio en la iglesia local, sin importar cuán pequeños parezcan. Y su eficacia vendrá sólo hasta el grado en que la gente se convenza de sus creencias y propósito. Si esto no está incorporado, no podrá dirigir bien a su personal ni a su iglesia. He aquí algunas áreas que son importantes.

Nunca debe haber confusión sobre por qué existe su iglesia.

Dígalo claramente. Luego incluya su bien definido propósito en toda estrategia que la iglesia emprenda. Su influencia dentro y fuera de la congregación aumentará cuando presente razones claras y apremiantes para la misión de su iglesia ante la comunidad.

Mire que todos puedan expresar claramente el propósito de la iglesia.

Una cosa es que el pastor sepa cuál es el negocio de la iglesia; otra es que entregue esa visión para que el pueblo la posea.

Thomas Watson, Jr., fundador de IBM en 1914, fundó el increíble éxito de IBM en las pocas palabras que escribió y distribuyó a cada empleado que contrató: “Uno, el individuo debe ser respetado. Dos, se debe dar al cliente el mejor servicio posible. Tres, se debe buscar la excelencia y el desempeño superior.” Estas palabras todavía están en vigencia en IBM y son la base de su manual de Business Conduct Manual [Manual de conducta en los negocios] que es distribuido a todos los empleados una vez al año y que es lectura de requisito.

Cuando se clarifican la visión y los valores principales de una iglesia, se inyecta energía en la organización entera.

Mire que su gente sepa cuál es su papel para hacer una realidad del propósito de la iglesia.

Cousins iguala a la iglesia con un equipo de fútbol americano. El propósito es llevar la bola hasta la línea del gol. Pero a menos que el recibidor amplio conozca su ruta, y que el atacador de la izquierda sepa qué debe hacer para bloquear, y que el centro sepa hasta dónde contar, se tropezarán el uno con el otro y no avanzarán nada. Todo jugador necesita saber cuál es su tarea específica.

Lo mismo es en la iglesia, dice Cousins. Si el líder de alabanza no sabe cuánto tiempo se le ha dado en el culto, o si el líder de los jóvenes no sabe qué actividades se espera que planee, o si no se dice a los ujieres de los eventos especiales, habrá desorden. En la iglesia bien administrada, estos jugadores no sólo saben cuál es el propósito general, sino que también saben qué es lo que pueden hacer para contribuir al gol. (Vea la sección principal en este número sobre la administración de la oficina y el personal de la iglesia.)

Dé una buena primera impresión al tener un lugar ordenado, limpio, y atractivo.

Esto es especialmente cierto para esas áreas por las que la gente pasa el domingo por la mañana— la “Calle Mayor” como la llama Don Cousins.

La Calle Mayor es el corredor desde la entrada del aparcamiento, a través del área de aparcamiento, las entradas a la iglesia, los pasillos, y los salones principales, hasta el santuario —la porción por la que pasan todos, especialmente las visitas, el domingo. Quizás no vean las oficinas ni los cuartos de repaso, pero la gente en la iglesia caminará por la Calle Mayor.

El descuido de la Calle Mayor dice muchísimo de la administración de la iglesia. Los administradores pastorales que tienen cuidado de estos detalles probablemente tendrán bajo control otros aspectos del ministerio. (Cómo administrar la iglesia local, parte 2 [invierno 2004], hablará del local de la iglesia con mayor detalle.)

“La administración nos ayuda a sacar lo más de la luz que tenemos”, aconseja Cousins. “La organización nos ayuda a mejorar nuestras capacidades. Si ordenamos bien nuestra vida, y administramos cuidadosamente a los que se nos han encargado, nuestras iglesias brillarán, como luces en una colina.”

Tomar decisiones es fácil cuando los valores están claros. Los valores principales de una iglesia son la base para las decisiones del liderazgo de la iglesia. Nada se siente mejor que jugar en un equipo en el que todos están tratando de mover la bola hacia el mismo gol. Pocas experiencias son de más tensión que trabajar con un grupo cuyos valores mueven a sus miembros en direcciones opuestas. (Vea la barra lateral "El desarrollo de un personal sobresaliente" en la sección sobre la administración del personal de la iglesia.)

LA ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO

Un museo en Corpus Christi, Texas, contiene una exhibición del esqueleto de una sinsonte. Dentro del esqueleto con alas está un gran cascarón de huevo. La pájara produjo un huevo demasiado grande como para ponerlo y murió tratando de hacerlo. Un líder que enfatiza o promueve enseñanzas que no concuerdan con la selectividad teológica de la mayoría de la gente en su congregación comprende cómo se habrá sentido esa sinsonte.

Cuando usted cree que el cambio es necesario y busca iniciar ese cambio antes de lograr la cooperación de su junta y de su congregación, entonces, al igual que los mapas premedievales de los marineros que advertían de territorios desconocidos, “habrá dragones.”

La gente seguirá a un buen pastor casi a todas partes cuando se ha establecido confianza. Y la confianza se toma trabajo y tiempo.

Al trabajar hacia el cambio, el papel más importante del pastor sabio es determinar los parámetros dentro de los que los comités cumplen con su trabajo. La idea es entregar tareas a personas competentes. Déjeles saber lo que se necesita hacer y cuándo, deles poder, y déjelos que vuelen.Cuando usted hecha su pan sobre las aguas así, por lo regular vuelve enmantequillado y con jalea.

El error más común es tratar de cambiar demasiado, demasiado rápido, demasiado pronto. Damos demasiada importancia a lo que podemos hacer en 1 año y no damos suficiente importancia a lo que podemos hacer en 5 años.

Al dirigir a las personas hacia un lugar de cambio realístico, Paul Mundey, director del Andrew Center [Centro Andrew], una agencia no denominacional para ayudar a los líderes de iglesias, sugiere que los pastores y líderes laicos eficaces observen estos principios:

Afirme que lo grandioso no siempre es grande.

Los planes demasiado ambiciosos, espléndidos no siempre sirven al mejor interés de una iglesia local. Muchas veces lo pequeño es bello, beneficioso, y mejor. El experto en la administración Charles Handy nos recuerda que con frecuencia son las cosas al parecer insignificantes las que alteran más profundamente la vida:

“La chimenea, por ejemplo, quizás causó más cambio social que cualquier guerra. Sin una chimenea, todos tenían que amontonarse en un lugar central alrededor de la fogata, bajo un hoyo en el techo. La chimenea, con sus tubos separados, hizo posible que una vivienda calentara varios cuartos a la vez. Pequeños grupos se podían amontonar independientemente. Se perdió la cohesión de la tribu en el invierno.”

¿ Dónde necesita usted construir chimeneas en vez de fogatas en la vida de su congregación?
Afirme que un camino de muchas leguas se toma con muchos pasos.

Es necesario que la mayoría de los esfuerzos por cambiar se emprendan paso a paso, tablón por tablón. Tres años de cambio no puede hacerse en 3 meses. Pero se puede dividir en una serie de cambios incrementales más pequeños. Una secuencia de pasos múltiples da a la gente tiempo para ajustarse a cada cambio pequeño a medida que llega.

Afirme que un solo tamaño no queda bien a todos.

Las congregaciones pueden ser seducidas por la noción de que un esfuerzo por cambiar que da resultado en otro lugar automáticamente dará resultado en su iglesia.

Cada congregación tiene su propia identidad y huella digital única, definida por su cultura, sistemas, y temperamento. El tamaño de la iglesia afecta los programas y las formas de ministrar que el líder debe tratar de efectuar. Por ejemplo, quizás no sea sabio imponer una programación altamente estructurada en una iglesia más pequeña, relacionalmente basada, de familias.

Afirme que la suma es mejor que la resta.

El cambio tiene lugar mejor cuando multiplicamos las opciones de las personas en vez de descontinuar las actividades atesoradas. Añadir un grupo pequeño los sábados por la mañana para las mujeres que trabajan durante la semana es mejor que deshacer el círculo de costura de los martes por la mañana (no importa cuán chismosas se hayan hecho).

Afirme que la provisión de Dios acompaña a la visión de Dios.

Sueñe los sueños, pero cuente el costo. Desafíe a los comités o a los equipos de tareas con una pregunta fundamental: “¿Tenemos los recursos mínimos necesarios —en términos de tiempo, dinero, personas, y energía —para emprender este esfuerzo?” Siempre habrá tensión entre la visión y la provisión. Hasta la mejor de las ideas, si se presenta en el momento indebido, puede ser un desastre.

LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La expresión administración del tiempo quizás parezca como un oxímoron para la mayoría de los pastores. Pero no es imposible hacer frente al desafío del manejo del tiempo. (Vea la barra lateral, “La administración del tiempo y la solución de problemas”, en la sección sobre la adminsitración de la iglesia.)

Los pastores trabajan con cinco recursos: Tiempo, personas, dinero, edificios, y equipo. De estos cinco, el tiempo es el más difícil de administrar porque no lo podemos ver. Pero este recurso invisible determina lo que logramos hacer con los otros cuatro.

En años recientes varios principios y métodos eficaces sobre la administración del tiempo han surgido del mundo de los negocios y de la iglesia. A medida que repasa las cualidades/características de los patrones de pensamiento y comportamiento para mantener control de las cosas que pueden ser controladas en su horario, pregúntese los siguiente: ¿Mis hábitos de administrar el tiempo ayudan o estorban mi productividad como líder de una iglesia?

Los líderes con frecuencia se lamentan de su necesidad de encontrar tiempo para cumplir bien con sus ministerios. Encontrar tiempo es una metáfora pintoresca pero no es una frase muy precisa. El tiempo nunca se pierde, sólo se usa mal. Si los pastores se ven a sí mismos como mayordomos de un precioso don y parten desde esa percepción con propósitos y hábitos eficaces, el resultado será un ministerio eficaz.

Primero, decida cuáles son las prioridades de su vida y su ministerio. Segundo, decida usar su tiempo para lograr esas prioridades, en vez de las docenas de otros asuntos importantes que claman por su tiempo. Funcione desde esta perspectiva y encontrará el tiempo sobre el que otras personas sólo sueñan.

CÓMO MEJORAR LAS HABILIDADES PARA ADMINISTRAR

En una famosa tira cómica, Charlie Brown se encuentra explicando desesperadamente a Lucy los detalles científicos del por qué vuelan los cometas. Mientras se ocupa en enrrollar la cuerda de su cometa, dice que la proporción del peso y del área de superficie se conoce como carga de vela. Lucy oye su explicación técnica sobre los cometas y hace alarde de su conocimiento. En el último cuadro, Lucy le pregunta por qué es que su cometa está en la alcantarilla.

La mayoría de los pastores y líderes de las iglesias reconocen que, a pesar de los incontables libros y artículos sobre el arte/ciencia de la administración, todavía falta algo. ¿Cómo puede usted mantener su cometa en el aire y fuera de la alcantarilla?

Muchos pastores quizás no sepan cuál es su estilo de administrar y cómo es que éste afecta su papel como pastor. Una vez determinen su estilo, los pastores también necesitan comprender cuán eficaz es su estilo y cómo cambiar su estilo para que sea lo más eficaz posible en toda situación. Para determinar su estilo de administrar, vea la barra lateral “Busque un estilo personal de administrar”. Para comprender más sobre los estilos de administrar y cómo usarlos bien, visite: http://business.baylor.edu/phil_vanauken/articles.html.

Jack Welch, OPE de General Electric de 1981 a 2001, presidió sobre la subida de esa compañía para convertirse en la corporación más grande del mundo. Un entrevistador de la revista Harvard Business Review le preguntó cómo es que GE pudo mantener su impulso de crecimiento, dadas las complejidades de la organización, su tamaño, y la necesidad de gasto disciplinado.

La respuesta de Welch: “GE es grande en su tamaño general pero pequeña en su ejecución.”

Pregunta: “¿Cuáles son las tres o cuatro cosas que puedo hacer ahora mismo para hacer a mi compañía pequeña en ejecución?”

Respuesta: “Obtenga información de todas las personas para que cada una sepa que sus ideas tienen valor. Celebre los éxitos pequeños. Evalúe a las personas hasta las unidades más bajas para que sepan que sus logros están siendo medidos constantemente y que tienen importancia. Es de crítica importancia que las personas sepan que sus contribuciones son importantes. Es crítico que sepan que lo que harán se verá y será recompensado.”

Welch pasó a decir que siempre se debe “asignar demasiado personal a una oportunidad. Si usted cree que un negocio es crítico para su futuro, ponga a su mejor gente en él que lo que parezca merecer. Si es un negocio de $5 millones, ponga a una persona de $300 millones a trabajar en ello cuando todavía sea de $5 millones, y lo convertirá en $300 millones. Ponga a una persona de $5 millones en ello, y permanecerá en $5 millones.”

Eso mismo se aplica a la administración de la iglesia. Si su iglesia está localizada en una comunidad llena de parejas jóvenes con niños pequeños, el empleado más valioso será aquel cuya pericia es el ministerio a las familias jóvenes con niños. (Vea la sección del artículo titulada “El arte de administrar al personal de la iglesia”, en la sección sobre la administración del personal de la iglesia en la página ___, que trata con el empleo del personal.) Los buenos líderes/administradores deben dirigir su conocimiento hacia los propósitos correctos.

“ El talento, como el músculo, crece con el ejercicio”, advierte Kenneth Hilderbrand. “Si faltamos en extendernos y simplemente pasamos por las mociones mientras esperamos que aparezca algo que se preste más a nuestras habilidades, nos dirigimos hacia la continua frustración. Quizás creamos que tenemos suficiente habilidad para garantizar comenzar en la cima, pero la única oportunidad que la mayoría de las personas tienen de comenzar en la cima es cuando hacen un hoyo.”

Dios jamás ha puesto a nadie en un lugar que sea demasiado pequeño como para crecer. Cualquiera que sea nuestro lugar – una granja, una oficina, detrás de un mostrador, el escritorio del maestro, una cocina, con un uniforme, cuidar a un niño, o detrás del púlpito – cuando cumplimos con ese puesto lo mejor que podamos, el crecimiento personal es inevitable. Tres cosas comienzan a suceder:

1. Mejoramos lo que estamos haciendo.

2. Expandimos nuestros talentos por medio del uso vigoroso.

3. Nos capacitamos para mayor responsabilidad y más amplia oportunidad.

Se cosecha lo que se siembra. Es un principio tan elemental que todos los demás factores, sin excepción, palidecen en comparación.

T. Ray Rachels es superintendente del Concilio del Distrito Sur de California de Las Asambleas de Dios, Irvine, California.

*El uso en el sentido masculino para pastor también se debe entender que incluye a las mujeres.