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Minutas de reuniones—Una guía

El pasado habla al presente. Y ese mensaje exige que se mantengan buenos archivos. He aquí su guía para todo lo que necesita saber sobre tomar y archivar las minutas oficiales de las reuniones de su iglesia.

¿QUÉ SON MINUTAS?

Las minutas de la reunión son las notas oficiales que registran lo que ocurrió en una reunión de los miembros o de los fiduciarios de una organización. El libro en el que se guardan las minutas de una organización es la memoria, recolección, y archivo oficial de las decisiones de la organización. De esta forma, las minutas se convierten en el archivo legal de las acciones tomadas y los planes llamados en el trabajo en curso de la organización.

Cualquier organización con una carta constitucional legal, organizada por una constitución y reglamentos, o que actúa en nombre de un grupo más grande de miembros, debe mantener minutas de todas sus reuniones. Sujetas a cualquier limitación prescrita en los artículos de incorporación y que no sean prohibidas por la ley, las minutas están abiertas a todos los miembros de la organización.

Las minutas son la historia de la organización y su plan de acción para el futuro. Contienen las decisiones pasadas y los actos oficiales para que en el futuro puedan ser consultados para obtener información y guía. Expresan la voluntad de los miembros presentes sobre los planes, reglas, y actos específicos.

¿QUIEN MANTIENE LAS MINUTAS?

Con muy pocas excepciones, el secretario de la organización tiene la responsabilidad de apuntar y mantener las minutas. La excepción sería cuando el cuerpo de la organización ha nombrado a cualquier otra persona para cumplir con esta responsabilidad. Un buen ejemplo sería la junta directiva de una iglesia que ha elegido a un secretario pero que ha dado la responsabilidad oficial de tomar y guardar las minutas al secretario empleado por la iglesia.

El secretario, en íntima cooperación con el oficial que preside, toma notas en las reuniones de negocios, prepara las minutas de las notas, las presenta al grupo ya sea por escrito o leyéndolas, y hace cualquier corrección o añadidura según lo pida el grupo. El secretario quizás quiera grabar la discusión durante las reuniones para refrescarse la memoria en el momento de mecanografiar las minutas. Antes de hacer cambios el secretario firma la copia original de las minutas que se presentó.

Los reglamentos por lo regular designan al secretario como el tenedor de los libros y archivos de la organización. Él, o ella, debe guardar estos libros y archivos en un lugar seguro con una copia guardada en cualquier otro sitio para más seguridad. Muchos grupos mandan a encuadernar estos libros y archivos cada año. Dos copias deben ser encuadernadas para que una copia pueda tenerse a la mano para referencia y guía mientras que la otra copia se deposita en otro lugar para protección.

EL LIBRO DE LAS MINUTAS

Todas las minutas de una iglesia o de la junta directiva de una iglesia deben guardarse en un solo libro. De esta manera todas las reuniones de los miembros y de los miembros de la junta directiva se apuntan en secuencia, por fecha. La razón para el uso de un solo libro de minutas cronológico es que las reuniones congregacionales por lo general se celebran sólo anual o semianualmente. Estas están entrelazadas con las minutas de la junta que se reúne con más frecuencia. Las minutas congregacionales por lo regular siguen las acciones tomadas por la junta. Mantener todas las minutas como un archivo en sucesión de actividades es lo que se necesita para seguir la acción oficial de la junta y de la congregación.

El libro de las minutas deberá contener por lo menos lo siguiente:

  1. Página de título
  2. Copia de la Constitución y/o el Artículo de Incorporación
  3. Reglamentos (y cualquier enmienda)
  4. Minutas de todas las reuniones regulares y convocadas de la junta
  5. Minutas de todas las reuniones regulares y convocadas de la congregación (las minutas de la junta y las minutas congregacionales deberán contener copias de todos los informes financieros y otros informes departamentales o de comité que se hagan por escrito.)

La mayoría de los secretarios prefieren los cuadernos de hojas sueltas. Es deseable encuadernar las minutas al final de cada año o colocarlas en un encuadernador legal. Para las copias originales es preferible el papel de buena calidad, libre de ácido.

Las notas de la reuniones escritas a mano tomadas por el secretario deben ser cuidadosamente fijadas en orden, en lenguaje correcto, y mecanografiadas nítidamente. Las páginas deben ser numeradas con la fecha de la reunión en la parte superior de cada página. Un índice por tema, fecha, y número de página es útil y deseable. Esto debe seguir a las minutas para cada año. El libro siempre debe tratarse como una unidad completa; las páginas no se deben remover para llevarlas a una reunión ni a ningún otro lugar. Debe llevarse el libro completo para producir la continuidad de los archivos y para tener la información disponible para pronta referencia.

Las minutas de cada reunión deben terminar con la firma del secretario. Después de ser presentadas (y corregidas, si es necesario, con tinta) en la próxima reunión el secretario y también el oficial que preside en esa reunión deben poner sus iniciales en el margen de las correcciones. Dichas correcciones pueden ser hechas sólo con el consentimiento de los que están presentes en la reunión, con la excepción de los errores tipográficos.
Una vez se han aprobado las minutas en su forma corregida, la contrafirma del oficial que preside se añadirá a la del secretario con la fecha corriente para verificar que son correctas. Algunas organizaciones exigen que se pongan las iniciales del secretario y del oficial que preside en cada página de las minutas. No se puede hacer debidamente ningún cambio ni alteración en las minutas después de la verificación. Aún las correcciones tipográficas o gramaticales se pueden hacer sólo con la aprobación de los miembros presentes en una reunión regular o convocada. Si se han de hacer correcciones de acciones o cambios en las decisiones o archivos después de haber sido verificadas, se pueden indicar en las minutas de reuniones subsecuentes—sin volver a escribir la historia.

CONTENIDO DE LAS MINUTAS

Las minutas de cada reunión deben contener por lo menos la siguiente información. Todas las partes son necesarias para dar informe completo y correcto con propósitos de futura referencia e información legal.

  1. Tiempo (fecha, hora, y minutos)
  2. Lugar, tanto dirección o nombre del sitio y número del salón o descripción (salón social, estudio del ministro, biblioteca)
  3. Declaración de que la reunión fue debidamente convocada:
    1. Por quién
    2. Por la clase de aviso (regularmente fijado, o si es una reunión especial convocada, entonces se debe seguir el procedimiento fijado en los reglamentos)
  4. Oficial que preside
  5. Secretario de la reunión
  6. Nombres de los que están presentes y de los que están ausentes (en caso de que se haga provisión para voto mediante representante, las minutas deben mostrar los nombres y el número de los que votan mediante representante)
  7. Lectura, corrección, y adopción de las minutas de la reunión anterior
  8. Adopción de la agenda si es que está preparada en forma escrita
  9. Un registro de lo que ocurrió en la reunión, incluso:
    1. Resoluciones propuestas
    2. Resoluciones adoptadas (nombres de los que presentan moción y de los que secundan y el resultado del voto, incluso el número a favor, en contra, y los que se abstienen si es que se cuentan)
    3. Informes de los oficiales, comités, departamentos, y ministros (especialmente el informe del tesorero)
    4. Asuntos primarios o temas que se discutieron
  10. Momento de clausura (fecha, hora, minutos)
  11. Firma del secretario
  12. Contrafirma del oficial que preside (obtenida en la próxima reunión, cuando se adoptan estas minutas)

IMPORTANCIA DE LAS MINUTAs

Las minutas de una reunión son suficiente prueba a primera vista de lo que ocurrió en esa reunión. Son evidencia eficaz de lo que se dijo e hizo. Las leyes en algunos estados específicamente exigen que las corporaciones sin lucro guarden y mantengan minutas de sus procesos, y libros completos y archivos de sus cuentas. Con frecuencia en las transacciones legales como préstamos de dinero, venta de inmobiliarias o valores, las copias de la acción oficial según es recomendada en las minutas son de requisito.

COMENTARIOS GENERALEs

Grabar la discusión al pie de la letra no es de requisito, ni tan siquiera es práctica general. Los asuntos y sujetos deben ser grabados indicando si es que se pasó bastante o poco tiempo en la discusión. Si se hicieron declaraciones específicas a favor o en contra de las cuestiones, éstas se pueden resumir. Si la declaración parece lo suficiente importante, se puede grabar la substancia de la declaración y el nombre de la persona que hizo la declaración.

—James M. Seale. Usado con permiso de la Sociedad Histórica de los Discípulos de Cristo, Nashville, Tennessee.