CD [Disco Compacto] de
Advance/Pulpit
Agotadas desde hace mucho tiempo pero recordadas con afecto, las revistas
Advance [Avance] y Pulpit [El púlpito] bendijeron a miles de ministros.
Ahora el archivo entero de Advance/Pulpit casi 40 años de información,
inspiración, ayudas, e historia está disponible para usted en CD separados.
En inglés solamente.
El pasado habla al presente. Y ese mensaje
exige que se mantengan buenos archivos. He
aquí su guía para todo lo que
necesita saber sobre tomar y archivar las minutas
oficiales de las reuniones de su iglesia.
¿QUÉ SON
MINUTAS?
Las minutas de la reunión son las notas
oficiales que registran lo que ocurrió en
una reunión de los miembros o de los
fiduciarios de una organización. El
libro en el que se guardan las minutas de una
organización es la memoria, recolección,
y archivo oficial de las decisiones de la organización.
De esta forma, las minutas se convierten en
el archivo legal de las acciones tomadas y
los planes llamados en el trabajo en curso
de la organización.
Cualquier organización
con una carta constitucional legal, organizada
por una constitución
y reglamentos, o que actúa en nombre
de un grupo más grande de miembros,
debe mantener minutas de todas sus reuniones.
Sujetas a cualquier limitación prescrita
en los artículos de incorporación
y que no sean prohibidas por la ley, las minutas
están abiertas a todos los miembros
de la organización.
Las minutas son la
historia de la organización
y su plan de acción para el futuro.
Contienen las decisiones pasadas y los actos
oficiales para que en el futuro puedan ser
consultados para obtener información
y guía. Expresan la voluntad de los
miembros presentes sobre los planes, reglas,
y actos específicos.
¿QUIEN
MANTIENE LAS MINUTAS?
Con muy pocas excepciones, el secretario de
la organización tiene la responsabilidad
de apuntar y mantener las minutas. La excepción
sería cuando el cuerpo de la organización
ha nombrado a cualquier otra persona para cumplir
con esta responsabilidad. Un buen ejemplo sería
la junta directiva de una iglesia que ha elegido
a un secretario pero que ha dado la responsabilidad
oficial de tomar y guardar las minutas al secretario
empleado por la iglesia.
El secretario, en íntima
cooperación
con el oficial que preside, toma notas en las
reuniones de negocios, prepara las minutas
de las notas, las presenta al grupo ya sea
por escrito o leyéndolas, y hace cualquier
corrección o añadidura según
lo pida el grupo. El secretario quizás
quiera grabar la discusión durante las
reuniones para refrescarse la memoria en el
momento de mecanografiar las minutas. Antes
de hacer cambios el secretario firma la copia
original de las minutas que se presentó.
Los
reglamentos por lo regular designan al secretario
como el tenedor de los libros y
archivos de la organización. Él,
o ella, debe guardar estos libros y archivos
en un lugar seguro con una copia guardada en
cualquier otro sitio para más seguridad.
Muchos grupos mandan a encuadernar estos libros
y archivos cada año. Dos copias deben
ser encuadernadas para que una copia pueda
tenerse a la mano para referencia y guía
mientras que la otra copia se deposita en otro
lugar para protección.
EL LIBRO
DE LAS MINUTAS
Todas las minutas de una iglesia o de la junta
directiva de una iglesia deben guardarse en
un solo libro. De esta manera todas las reuniones
de los miembros y de los miembros de la junta
directiva se apuntan en secuencia, por fecha.
La razón para el uso de un solo libro
de minutas cronológico es que las reuniones
congregacionales por lo general se celebran
sólo anual o semianualmente. Estas están
entrelazadas con las minutas de la junta que
se reúne con más frecuencia.
Las minutas congregacionales por lo regular
siguen las acciones tomadas por la junta. Mantener
todas las minutas como un archivo en sucesión
de actividades es lo que se necesita para seguir
la acción oficial de la junta y de la
congregación.
El libro de las minutas
deberá contener
por lo menos lo siguiente:
Página de título
Copia de
la Constitución y/o el
Artículo de Incorporación
Reglamentos
(y cualquier enmienda)
Minutas de todas las
reuniones regulares y convocadas de la junta
Minutas
de todas las reuniones regulares y convocadas
de la congregación (las
minutas de la junta y las minutas congregacionales
deberán contener copias de todos los
informes financieros y otros informes departamentales
o de comité que se hagan por escrito.)
La mayoría de los secretarios prefieren
los cuadernos de hojas sueltas. Es deseable
encuadernar las minutas al final de cada año
o colocarlas en un encuadernador legal. Para
las copias originales es preferible el papel
de buena calidad, libre de ácido.
Las
notas de la reuniones escritas a mano tomadas
por el secretario deben ser cuidadosamente
fijadas en orden, en lenguaje correcto, y mecanografiadas
nítidamente. Las páginas deben
ser numeradas con la fecha de la reunión
en la parte superior de cada página.
Un índice por tema, fecha, y número
de página es útil y deseable.
Esto debe seguir a las minutas para cada año.
El libro siempre debe tratarse como una unidad
completa; las páginas no se deben remover
para llevarlas a una reunión ni a ningún
otro lugar. Debe llevarse el libro completo
para producir la continuidad de los archivos
y para tener la información disponible
para pronta referencia.
Las minutas de cada
reunión deben terminar
con la firma del secretario. Después
de ser presentadas (y corregidas, si es necesario,
con tinta) en la próxima reunión
el secretario y también el oficial que
preside en esa reunión deben poner sus
iniciales en el margen de las correcciones.
Dichas correcciones pueden ser hechas sólo
con el consentimiento de los que están
presentes en la reunión, con la excepción
de los errores tipográficos.
Una vez se han aprobado las minutas en su forma
corregida, la contrafirma del oficial que preside
se añadirá a la del secretario
con la fecha corriente para verificar que son
correctas. Algunas organizaciones exigen que
se pongan las iniciales del secretario y del
oficial que preside en cada página de
las minutas. No se puede hacer debidamente
ningún cambio ni alteración en
las minutas después de la verificación.
Aún las correcciones tipográficas
o gramaticales se pueden hacer sólo
con la aprobación de los miembros presentes
en una reunión regular o convocada.
Si se han de hacer correcciones de acciones
o cambios en las decisiones o archivos después
de haber sido verificadas, se pueden indicar
en las minutas de reuniones subsecuentes—sin
volver a escribir la historia.
CONTENIDO
DE LAS MINUTAS
Las minutas de cada reunión deben contener
por lo menos la siguiente información.
Todas las partes son necesarias para dar informe
completo y correcto con propósitos de
futura referencia e información legal.
Tiempo (fecha, hora, y minutos)
Lugar, tanto
dirección o nombre
del sitio y número del salón
o descripción (salón social,
estudio del ministro, biblioteca)
Declaración
de que la reunión
fue debidamente convocada:
Por quién
Por la clase de aviso
(regularmente fijado, o si es una reunión
especial convocada, entonces se debe
seguir el procedimiento
fijado en los reglamentos)
Oficial que preside
Secretario de la reunión
Nombres
de los que están presentes
y de los que están ausentes (en
caso de que se haga provisión para
voto mediante representante, las minutas
deben
mostrar los nombres y el número
de los que votan mediante representante)
Lectura,
corrección, y adopción
de las minutas de la reunión anterior
Adopción de la agenda si es que
está preparada en forma escrita
Un
registro de lo que ocurrió en
la reunión, incluso:
Resoluciones
propuestas
Resoluciones adoptadas (nombres
de los que presentan moción y
de los que secundan y el resultado del
voto, incluso
el número a favor, en contra,
y los que se abstienen si es que se cuentan)
Informes
de los oficiales, comités,
departamentos, y ministros (especialmente
el informe del tesorero)
Asuntos primarios
o temas que se discutieron
Momento de
clausura (fecha, hora, minutos)
Firma
del secretario
Contrafirma del oficial que
preside (obtenida en la próxima reunión,
cuando se adoptan estas minutas)
IMPORTANCIA
DE LAS MINUTAs
Las minutas de una reunión son suficiente
prueba a primera vista de lo que ocurrió en
esa reunión. Son evidencia eficaz de
lo que se dijo e hizo. Las leyes en algunos
estados específicamente exigen que las
corporaciones sin lucro guarden y mantengan
minutas de sus procesos, y libros completos
y archivos de sus cuentas. Con frecuencia en
las transacciones legales como préstamos
de dinero, venta de inmobiliarias o valores,
las copias de la acción oficial según
es recomendada en las minutas son de requisito.
COMENTARIOS
GENERALEs
Grabar la discusión al pie de la letra
no es de requisito, ni tan siquiera es práctica
general. Los asuntos y sujetos deben ser grabados
indicando si es que se pasó bastante
o poco tiempo en la discusión. Si se
hicieron declaraciones específicas a
favor o en contra de las cuestiones, éstas
se pueden resumir. Si la declaración
parece lo suficiente importante, se puede grabar
la substancia de la declaración y el
nombre de la persona que hizo la declaración.
—James M. Seale.
Usado con permiso de la Sociedad Histórica
de los Discípulos de Cristo, Nashville,
Tennessee.
