Tabla de Contenido

El sistema de archivos de su iglesia

Aunque no es totalmente inclusiva, la siguiente lista ofrece un vistaso general de los componentes de archivo más comunes que por lo regular se necesitan en la oficina de una iglesia. Hay categorías específicas (general, equipo, seguro, etc.) que deben identificarse en el exterior del gabinete de archivos y en el primer archivo que se coloca en esa categoría. Los archivos deben colocarse en orden alfabético dentro de cada categoría para facilitar más su RETRIEVAL. Es una práctica sabia mantener al día un índice de archivos en la computadora que detalle el sistema de archivos entero. Cuando sea necesario archivar un documento, la lista de la categoría de los archivos deberá dar dirección tocante a su debido lugar. La siguiente lista contiene componentes que por lo general son necesario en el sistema de archivos de una iglesia.

General

Todos los informes del ministerio de la iglesia

Evaluaciones

Dedicaciones de bebés

Correo BULK (permisos y formularios)

C.C.L.I. (licencia de derecho de autor)

Correspondencia:

Año corriente
Años anteriores (sólo sobre asuntos sensitivos)
Escrituras (en lista según dirección de las propiedades)
Directorio
Números de identificación de los empleados
Incorporación
Inventario
Lista clave
Matrimonios (licencias/prueba legal de la ceremonia)
Reglas
Bautismos en agua
Bodas (reglas, programas, formularios)

EQUIPO (garantías, manuales de instrucción, acuerdos de servicio, copias de facturas originales)

Audiovisual

Sistemas de sonido
Televisores/VCR
Proyectores de video

Cocina

Refrigeradores
Congeladores
Lavaplatos
Microondas
Misceláneos

Mantenimiento

Cortadoras de césped
Limpiadoras de nieve
Aspiradoras
Misceláneos

Oficina

Máquinas contestadoras
Computadoras
Copiadoras
ADP
Imprimidoras
Teléfonos (celulares y de línea por tierra)

SEGURO

Dental

Salud

Multipeligro

Vehículo

Compensasión del trabajador

EDIFICIO (garantías, instrucciones sobre cuidado y reparación, colores de la pintura, copias de facturas originales)

Evaluaciones

Bautisterio

Alfombrado

Cortinas

Eléctrico

Suelos (ladrillo, madera)

Muebles (bancos, sillas, púlpito)

Calefacción/Aire acondicionado

Techo

Rótulos (afuera) y señales (placas denombre)

Cúpula

Cubiertas de las paredes

Agua y alcantarillado (plomería, colocación de las líneas, etc.)

Ventanas

GOBERNACIÓN DE LA IGLESIA

Minutas de la reunión de negocios anual

Informes anuales

Minutas de la reunión de la junta directiva

Constitución y reglamentos

Asociación:

Lista corriente
Listas anteriores
Lista de inactivos
Transferentes que entran y salen

FINANZAS

Cuentas pagables pagables (archivar alfabéticamente según el individuo o compañía a cuyo nombre se hizo el cheque)

Cuentas por Cobrar (contribuciones, pagos, dinero recibido)

Banco:

Corriente*
Depósitos
Estados de Cuenta
Cuenta de ahorros
Cuentas de inversiones en el mercado de dinero
(*un archivo para cada cuenta)

Reportes

Anuales
Trimestrales
Mensuales
Impuestos
Exención de impuestos de venta
Estado
PAYROLL
Propiedad

HISTORIA (en lista según año o décadas para los materiales que tienen más de 10 años)

Ejemplos

Dedicación de niños
Fotos (identificar por nombre, fecha, y evento)
Eventos especiales (promoción, recortes del periódico, premios, y
reconocimientos)

CATÁLOGOS (mantener solamente los números corrientes)

Equipo y artículos audiovisuales
Libros y literatura
Currículo
Películas y videos
Recaudar fondos
Muebles
Mantenimiento y limpieza (equipo y artículos)
Productos de oficina
Catálogos misceláneos

—Shirley J. Good, Springfield, Missouri