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Cómo encontrar y discipular voluntarios de calidad

Elimine el dolor de cabeza de trabajar con voluntarios siguiendo estas pautas prácticas.

La mayoría de las iglesias usan a trabajadores voluntarios para la mayoría de sus ministerios. Ninguna iglesia podría funcionar sin ellos. Pero conseguir voluntarios de calidad puede ser un desafío sin fin. Hay dos categorías en las que se podría dividir a los voluntarios—los que participan en la dirección e instrucción, y los que prestan sus servicios en la oficina o en una área de apoyo.

¿ Cuáles son los trabajos para los que le gustaría utilizar a los voluntarios? ¿Enseñar o supervisar un alcance? ¿Llenar sobres? ¿Correo en volumen? ¿Limpieza de la iglesia? ¿Hacer diligencias? ¿Visitar a los enfermos? ¿Entregar paquetes o comidas?

Quizás usted ha tratado de encontrar y utilizar voluntarios pero no ha tenido mucho éxito. ¿Cuáles son sus mayores quejas de los voluntarios? Su trabajo es descuidado. Son inconsistentes. Quizás no han sido fieles con su compromiso. Quizás hablan demasiado. Algunos pueden ser demasiado curiosos tocante a la información confidencial de la oficina. Unos cuantos quieren tomar el tiempo del pastor para conversar. Pero la mayoría de ellos son personas maravillosas que quieren ser de bendición.

Para ayudarle a determinar su plan de acción, he aquí algunas preguntas y pautas para meditar antes de buscar voluntarios:

1. ¿Qué quiero que haga el voluntario?
Con frecuencia se piden voluntarios pero su descripción de trabajo nunca ha sido claramente definida. Las instrucciones impensadas son un derperdicio del tiempo del voluntario y por lo regular representan una constante interrupción para el empleado que da las instrucciones. Si llena por completo el Formulario del Trabajo Voluntario Detallado como se ilustra abajo ayudará a todos a cumplir con el trabajo con una mínima pérdida de tiempo, energía, y concentración.

2. ¿Cuál es la necesidad o propósito principal?

• ¿Cumplir con el trabajo?
• ¿ Hacerlo nítida y correctamente?
• ¿ Poner a la gente a trabajar?
• ¿ Ofrecerles una experiencia de ministerio?
• ¿ Quedar libre de las tareas rutinarias para concentrarse en los asuntos más importantes?

3. ¿Cómo seleccionaré e investigaré a los voluntarios?
Con frecuencia se usa una sencilla hoja, o se pide a los individuos que llamen a la oficina para comunicar su disposición. Los voluntarios para largo tiempo deben llenar una solicitud. Este requisito debe expresarse al anunciar la vacante.

En el caso en que haya cualquier interacción con los bebés, los niños, o los jóvenes, se debe hacer una investigación más rigurosa. Una solicitud por escrito es esencial y todo trabajador debe pasar por el mismo proceso.

Las solicitudes deben incluir el nombre y la dirección del solicitante, y su identidad se debe verificar por medio de una licencia para conducir u otro documento viable. Las iglesias sabias instituirán una regla de 6 meses.

Todos los que desean trabajar con niños y/o jóvenes deben primero ser miembros de la congregación por lo menos durante 6 meses. Otros detalles de la solicitud deben incluir una investigación de los antecedentes del solicitante:

• ¿Alguna convicción criminal o alegación de culpa?
• ¿ Alguna experiencia personal de abuso o vejación cuando era menor de edad (en la lista con la opción de contestar)?
• ¿ Alguna preparación o experiencia en el trabajo con niños y/o jóvenes?

Se debe hacer una entrevista minuciosa. Toda la información que se obtenga, incluso varias referencias, debe ser cuidadosamente investigada y verificada antes de aceptar los servicios del voluntario.

Las oportunidades de ministerio en la oficina y las de servicio no exigirán tanta verficación, pero se debe hacer uso de la prudencia al seleccionar a los voluntarios.

4. ¿Cómo anunicaré la necesidad?

• Anuncio pidiendo ayuda desde el púlpito
• Boletín de la iglesia
• Llamadas telefónicas
• Encuesta entre la congregación
• Periódico local

5. Es sabio primero ofrecer oportunidades para voluntarios para una sola tarea.
“La secretaria necesita ayuda en la oficina la próxima semana para sacar el noticiero a tiempo.” Si la primera tarea resulta bien para usted y para el voluntario, inquiera sobre su futura disponibilidad, pero todavía para una sola tarea. “¿Le interesaría volver a ayudarnos en alguna ocasión?” “¿Podría volver a ayudarnos la próxima vez?” “¿Podría volver a llamarlo en el futuro?” No haga un compromiso largo de usar al voluntario regularmente hasta que haya observado en varias ocasiones la calidad y la cantidad del trabajo que hizo y los rasgos del carácter de la persona. Aunque la persona se vuelva a ofrecer la semana siguiente, quizás sería mejor decir que usted lo llamará más tarde si es que necesita de su ayuda. Pero no se comprometa con un arreglo por largo tiempo hasta que se sienta confiado de que el puesto y el voluntario emparejan bien.

6. Recuerde, los voluntarios no sólo están haciéndole un favor a usted.
Los voluntarios están ofreciendo sus servicios sin pago al Señor. Usted quizás no recibe pago por todo lo que hace. Algunos empleados pagados se sienten culpables al pedir ayuda de los voluntarios, creyendo que esto se refleja negativamente en ellos. Agradezca la ayuda de los voluntarios, pero no se sienta endeudado hasta un punto insalubre. Delegar el trabajo a los voluntarios y dirigirlos no es lo mismo que dar a otros el trabajo que le toca a usted.

Efesios 4:11,12 dice: “Y él mismo constituyó a unos, apóstoles; a otros, profetas; a otros, evangelistas; a otros, pastores y maestros, a fin de perfeccionar a los santos para la obra del ministerio, para la edificación del cuerpo de Cristo.” El Señor preparó ciertos puestos para preparar a los individuos para la obra del ministerio. El ministerio es trabajo. La gente es llamada a hacerlo. Si escogen ofrecer sus servicios como voluntarios, no es un pagaré en su cuenta. Lo hacen como para el Señor.

7. No es necesario que usted se conforme con un trabajo mediocre sólo porque es hecho sin pago.
Ese modo de pensar es común y erróneo. Si alguien no puede cantar, ¿se siente usted obligado a dejar que torture a la congregación a base regular? No es ese su don.

Los bomberos con frecuencia son voluntarios. Las jovencitas que trabajan en los hospitales son voluntarias. Muchos maestros utilizan a los padres como voluntarios. Y todos esos voluntarios trabajan dentro del sistema; se avienen a las reglas, regulaciones, y pautas. Aceptan ser preparados. Se comprometen al fiel servicio bajo la autoridad de un supervisor que los evalúa y, cuando es necesario, corrige su trabajo. La iglesia no tiene necesidad de conformarse con el trabajo ruinoso sólo porque la persona no recibe pago por sus servicios.

Preparar exige tiempo y paciencia, pero es una inversión sabia y que vale la pena. Con frecuencia los que piden los servicios voluntarios no ven esto como una oportunidad para reproducir sus habilidades en otro individuo. Quizás piensen: “Yo podría hacer esto con más rapidez.” La sabiduría de creer eso puede perdurar muy poco tiempo. Cuando usted desarrolla la pericia de otro, se beneficia al tener más tiempo para atender a otras tareas y logrará más para la iglesia. Su inversión en ese individuo es una validación de su valor como persona y de su valor para el Reino. Usted ensancha los horizontes de ese voluntario. Y bendice a la iglesia y a la congregación al adquirir el necesario servicio sin ningún costo.

8. ¿Cómo los reconocerá y los afirmará por su servicio?

• Banquetes para reconocer a los trabajadores
• Expresiones de gratitud en el boletín
• Encomio público
• Una nota de agradecimiento escrita y verbal
• Certificados de regalo o regalos en la Navidad
• Un oportuno abrazo o una palmadita en la espalda

Es importante que expresemos nuestra gratitud. Jesús habló de eso cuando sanó a 10 leprosos. La gente necesita saber que se le aprecia.

9. ¿Qué hago cuando un voluntario no está dando resultado?
¿ Es la irritación o el problema algo serio? ¿Es un problema de actitud o de aptitud? ¿Es usted un perfeccionista? ¿Ha dado la debida preparación? A veces el voluntario simplemente no se presta para el trabajo. Interésese lo suficiente como para confrontar; con amabilidad dígales por qué. “La oficina de correo se ha quejado otra vez porque hay muchos errores en la correspondencia de volumen. Agradezco su disposición para ayudar, pero creo que sería mejor que hiciéramos otros arreglos.” Diríjase al problema, pero no le quite su valor a la persona.

¿Qué si el voluntario se enoja? Eso lo decide él/ella. ¿Qué si se ofende? Haga lo mejor que pueda para afirmar al individuo en amor. Esfuércese para poner al voluntario en el ministerio que se preste más a sus dones.

10. He aquí algunos consejos adicionales.
Cuando sea posible y práctico, el voluntario debe hacer el trabajo en un salón cercano y no en su oficina. Si el voluntario está en su oficina, la tendencia natural a entablar conversación puede disminuir el progreso. Vea que el salón tenga adecuada luz, que la temperatura sea cómoda, que tenga disponible lo necesario y espacio para trabajar. Darle bebidas y/o música quizás sea una bendición. Periódicamente observe las necesidades, el progreso, y la calidad del trabajo del voluntario. Déjele saber que usted está disponible si es que necesita su ayuda.

Si es necesario que el voluntario trabaje en su oficina, cuide de los asuntos de confidencialidad. No crea que es necesario explicar por qué alguien tiene una cita con el pastor, etc. Promueva un ambiente profesional en la conversación, apariencia, y actitud.

Si los voluntarios van a representar a la iglesia en un ambiente o lugar público fuera del edificio de la iglesia, quizás sea necesario que sea específico tocante la ropa que prefiere que lleven puesta. Comunicar esos detalles por adelantado en forma escrita es por lo regular más fácil y menos amedrentador.

Use a los voluntarios siempre y cuando le sea posible. Piense en ello como su obediente respuesta al propósito de nuestro Señor de “preparar a los santos para la obra del ministerio”. Tenga en mente que trabajamos para Dios y que El se merece lo mejor.

Nota:

Ejemplo: María Pérez no puede venir el segundo martes del mes.

Establezca instrucciones escritas para los trabajos que exigen pasos en secuencia.

—Shirley J. Good, Springfield, Missouri