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Cómo seleccionar programas de administración para la iglesia

¿Cuál es el mejor PAM para su iglesia o ministerio? Seguir estas pautas mejorará dramáticamente el éxito de su selección de PAM.

Escoger un programa de administración (PAM) para su iglesia es la decisión sobre programas más importante en su ministerio que hará. Es el medio del que usted y su equipo dependerán para ayudarles a:

• Buscar e identificar las tendencias dentro de su congregación.
• Ministrar a los que están bajo su cargo.
• Demostrar buena administración financiera.

Lo Último primero

Muchos hacen del costo su primer factor en el proceso de buscar un PAM. Enfocarse en el precio demasiado pronto en el proceso por lo regular lo lleva a selecciones deficientes. La mejor manera es encontrar el sistema que mejor suple sus necesidades. Luego determine si tiene o no cómo comprarlo. Usted puede pasar a una selección inferior si es necesario, pero por lo menos será una decisión informada e intencional que probablemente le dará un sistema que le queda mejor del que de otra manera hubiera obtenido.

¿CuÁndo es demasiado grande?

¿Qué piensa hacer con su base de datos de PMA? Algunos sólo las usan para mantener nombres e información de contacto. Para esos ministerios, un conjunto de PMA con capacidades menos extensas podría ser una buena selección. Identificar las expectaciones al comienzo de la búsqueda lo guiará a través del proceso de tomar decisiones.

Si usted y su equipo identifican que ustedes querrán mantener información más profunda como contribuciones, asistencia, regalos de los voluntarios, talentos, e intereses de ministerio, necesitarán un conjunto más sofisticado. Un pensamiento que vale la pena considerar es este: Por lo regular usted pronto OUTGROW los sistemas que sólo cumplen con sus necesidades presentes.

Historia de clientes satisfechos

Muchos han entrado al competitivo mercado de los PMA sólo para decidir después de pocos años que los márgenes de ganancia son muy pequeños. Consulte con sus usadores, usadores de media permanencia, y los usadores de largo tiempo para ver el grado de agrado que tienen con el programa y su apoyo. Pregunte: “Si estuviera tomando la misma decisión hoy, ¿qué haría diferente?” Llame al apoyo técnico del programa para ver si la persona que obtiene cumple con sus expectaciones.

Busque un vendedor de PMA con visión

Algunos vendedores han dejado de desarrollar sus sistemas y están haciendo poco más que mantenerlos. Otros han sido lentos para mantenerse al día con las últimas tecnologías. Comprar un conjunto de PMA es una decisión de estrategia de largo plazo que impactará su ministerio por años por venir. Haga preguntas que ayuden a usted y a su equipo a lograr confianza de que esta inversión es una de la que jamás se arrepentirán.

Nunca escriba su propio programa

Escribir su propio PMA es una propocisión de perder 99.99 por ciento de la veces. Esto es cierto aunque un voluntario ofrezca hacerlo gratis. Si usted puede encontrar un sistema emocionante que cumple con 80 por ciento o más de sus necesidades, obténgalo. Los sistemas a la medida raramente llega a eso.

Exija preparaciÓn y ser vuelto a preparar periÓdicamente

Este es el programa más importante que usted tendrá en su sistema. Tiene sentido preparar a su equipo para que puedan trabajar con él eficientemente. Además de preparación inicial, establezca un plan para volver a ser preparado que mejorará el conocimiento de su equipo con el tiempo.

Suplidor de servicio de aplicaciÓn

Muchas compañías de programas se están orientando a ofrecer opciones de PAM. PAM significa conectarse a un HOST de programas por el Internet y todo el trabajo se hace por medio del Internet. Para los ministerios que no pueden comprar una licencia completa para su primera selección de programa, esto podría ser una manera de conseguir ese programa de alta calidad por un pequeño pago de subscripción.

Buen Rastreo financiero

La mitad de todas las divisiones de las iglesias se deben a preguntas y preocupaciones financieras. Por lo tanto, es esencial hacer de la contabilidad un enfoque fuerte en la búsqueda de su PMA.

Los elementos clave que se deben buscar en esto:

Rastreo automático de los balances de fondo múltiple. La correcta contabilidad en el ministerio exige que los ministerios sigan muy de cerca la entrada y los gastos a diferentes balances de fondos. Esto es cómo identifican cuánto, por ejemplo, hay en el fondo para contstruir o en el de misiones.

Rastreo de Auditoría seguro. Un seguro rastro de Auditoría significa que una vez una transación se apunta, no puede ser borrada. Así, toda transacción está disponible para escritunio y no se puede esconder.

¿QuiÉn es el dueÑo de la informaciÓn?

Esto es algo que la mayoría no piensa en preguntar. Quiere decir que usted tiene la configuración de la base de información para poder entrar a su información y hacer cualquier cosa que quiera con ella. Nosotros nos encontramos con esto cuando los clientes han decidido cambiar sus PMA. Algunas compañías no comparten su configuración de base de datos, haciendo difícil la conversión de información. Recuerde, la información es suya.
Determinar lo que necesita, seleccionar el mejor programa para subsanar sus necesidades, y hacer preguntas antes de formar contratos mejorará dramáticamente su selección de PMA.
El Web site de la revista Enrichment tiene un útil medio disponible para los pastores que buscan un programa nuevo para administrar a la iglesia. Es un artículo escrito y puesto al día cada año por Nick Nicholaou de Ministry Business Services (www.mbsinc.com), que tiene una lista de los que ofrecen programas y las capacidades de los programas.Para descargar una copia gratis de este valioso medio, vaya a www.enrichmentjounal.ag.org.

—Nick B. Nicholaou, Huntington, California.