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Reglas prácticas para la computadora de la iglesia

Un manual de reglas y procedimientos para la computadora ayuda a estabilizar las operaciones del sistema. A continuación se encuentran algunas preguntas importantes para pensarlas bien a medida que prepara su manual de reglas para el uso de la computadora.

Según estudios, la segunda causa más grande de los problemas con las computadoras es el error por parte del usador. Afortunadamente, las reglas y procedimientos escritos para el uso de la computadora pueden evitar los problemas causados por los usadores. Sin ellos, los que usan las computadoras pueden perder valioso tiempo corrigiendo problemas que fácilmente podrían haber sido evitados.

A continuación se encuentran algunas preguntas importantes para pensarlas bien a medida que prepara su manual de reglas para el uso de la computadora. Las reglas y procedimientos que resultan le ayudarán a usted y a su equipo evitar muchos peligros y mejorar al máximo los esfuerzos por parte de su equipo de ministerio para el Reino.

1. ¿Quién puede usar sus computadoras? En vez de establecer una regla abierta que permita que casi cualquiera use sus computadoras, restringir su uso hará mucho para hacer de su sistema uno que es confiable para el personal de la iglesia y que está disponible cuando lo necesiten.
2. ¿ Cuál es el proceso para y quién es Recomendamos que se hagan copias de respaldo diarios de por lo menos su data en conjuntos de cintas rotadas. Idealmente, recomendamos copias de respaldo diarios de todo su sistema. Además, haga periódicamente una copia de respaldo adicional de su sistema entero y que lo guarde fuera de sitio. Muchos mantienen su copia de respaldo fuera del sitio en una caja fuerte o en la casa de un empleado clave.
3. Recomendamos que se haga esto por lo menos mensualmente.
   Cuando ocurre un problema, ¿cómo se debe documentar, y a quién se debe llamar? Prepare un formulario preguntando en cuál programa estuban los usadores, qué hacían inmediatamente antes que ocurriera el problema, y qué hicieron para remediarlo.
4. ¿ Deben apagarse las computadoras cuando no están en uso o se deben dejar siempre encendidas? Considere desconectarse y apagarlas durante el almuerzo y por la noche.
5. ¿ Pueden los protectores de pantallas usarse en las computadoras? Muchos de los problemas de bloqueo en las estaciones de trabajo del sistema son causados por los protectores de pantallas. Considere no permitir su uso cuando hay una red de computadoras.
6. ¿ Se puede hacer trabajo personal en el sistema de computadoras del ministerio? Si el individuo está autorizado para trabajar en el sistema, y el trabajo se hace durante tiempo personal, ¿por qué no? Es probable que el ministerio se beneficie por las habilidades que desarrolla esta libertad.
7. ¿ Quién aprueba cuáles programas y hardware se pueden añadir al sistema? Es necesario que alguien esté a cargo. Se puede dar autoridad a un individuo o a un comité para aprobar o desaprobar qué programas y qué hardware se puede añadir. Esto ayudará a protegerse contra violaciones de derechos de autor, viruses, y a proteger el sistema contra COMPROMISE.
8. ¿ Quién puede cambiar la configuración de una computadora? Sólo a los que están autorizados se debe permitir cambiar la configuración de una computadora.
9. ¿ Cuál es la regla de seguridad que protege la información sensible como los sueldos y contribuciones, cartas, y notas de asesoramiento? Las Contraseñas (passwords) deben mantenerse secretas. Dé a los usadores una estrategia a seguir cuando diseñen sus contraseñas. Nosotros recomendamos:
• Nunca usen nombres ni iniciales ni palabras, ni siquiera al revés. Los que podrían causarnos más daño son los que nos conocen. Probablemente también saben los nombres de los miembros de nuestras familias. Las buenas contraseñas nunca hacen referencia a nada que pueda adivinarse.
• Use las iniciales de un himno, versículo, o cántico de adoración favorito. Además de ser difícil de adivinar, esto también recordará a los usadores por qué están ahí cada vez que entren a su sistema.
• Las contraseñas deben contener de tres a cinco letras.
10. ¿Puede haber más una base de datos? Cuando los miembros nos avisan de un cambio de dirección, ellos esperan que toda su correspondencia vaya a la nueva dirección. Mantener bases de datos en duplicado, además de ser ineficientes y costosas, comprometen esa expectación.
11. ¿Se debe examinar el sistema para ver si hay viruses? Instale un producto para revisar de alta calidad. Debe controlar todo lo que se escribe al disco duro, Memoria de Búsqueda, y tener la habilidad de revisar para ver si hay viruses conocidos y desconocidos. También, alguien debe tener la responsabilidad de instalar los archivos de firma de virus para atrapar los más recientes.

12. ¿Se pueden copiar programas en las computadoras de las casas de los miembros? Los viruses se pueden esparcir con prácticas como esta. Más allá de los asuntos de derecho de autor, uno nunca sabe qué se podría transmitir en esos discos que pondrá en su sistema.
13. Para los que están en una red, ¿cuáles son los procedimientos para comenzar si es sistema se viene abajo? Detalle cómo volver a comenzar su servidora e instalar cualquier programa activado manualmente.
14. ¿Cuáles archivos deben mantenerse en el disco durodel sistema? Periódicamente evalúe los archivos en su disco duro para ver si valen la pena el espacio que ocupan. Quizás algunos se podrían borrar.
    • Sólo los programas que usa deben estar en el disco duro.
    • Sólo los archivos de información que necesitará en los próximos 12 meses deben estar en su disco duro.
15. ¿Pueden los usadores comer o beber cerca de sus computadoras? Establezca pautas razonables para ayudar que su equipo entienda el posible peligro asociado con esto.

Un manual de reglas y procedimientos ayuda a establecer las operaciones del sistema. Al hacer estas preguntas mientras escribe su manual, su sistema será más confiable y disponible para su personal. Disminuirá la carga administrativa necesaria para hacer el ministerio, aumentando al máximo los esfuerzos de su equipo para el Reino.

—Nick B. Nicholaou, Huntington, California, es presidente de Ministry Business Services, Inc., un grupo de consultores sobre la administración que se especializan en la administración en el ministerio. Usted puede ponerse en contacto con Nick por correo electrónico: nick@mbsinc.com.