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Reuniones del personal a propósito

Una estrategia para reuniones del personal a propósito incluye cuatro clases diferentes de reuniones, cada una diseñada para mantener en su curso a su equipo de ministerio.

¿Alguna vez ha llegado al final de una reunión del personal y se ha preguntado qué es lo que se logró? La mayoría de nosotros lo hemos hecho. Para que las reuniones del personal sean productivas, primero deben ser a propósito.

No trate de hacer que sus reuniones del personal sean una reunión de una talla para todos—una combinación de reunión de oración, reunión de preparación, reunión de emergencia, reunión de negocios, y reunión regular de todo propósito (sin ningún propósito).

Permítame ofrecerle una estrategia de reunión que incluye cuatro clases diferentes de reuniones, cada una celebrada una vez al mes en diferentes lugares con diferentes propósitos con diferentes personas en asistencia.

(Note: En las iglesias más pequeñas, los líderes voluntarios clave se incluyen en cualquiera o en todos los tipos de reuniones.)

El primer martes: ReuniÓn de todo el personal

El propósito primordial es dar forma a la cultura del personal y fomentar el buen espíritu de equipo.

Se incluyen a todos los empleados asalariados. Los componentes pueden consistir de celebrar ganancias organizacionales, una lección de preparación que da forma a la cultura del personal, comunicar asuntos importantes, y fomentar comunidad de cosas como celebrar los cumpleaños, entregar premios, orar los unos por los otros. La reunión debe durar cerca de 2 horas. Un sencillo desayuno continenteal ofrece un bonito toque.

El segundo martes: Reunión sobre asuntos del ministerio

El propósito primordial es la comunicación y el pensamiento estratégico.

Se incluyen al equipo pastoral/ministerial y al personal administrativo clave. Esta es la reunión que más representa la típica reunión semanal del personal. Los componentes clave son un intercambio de información importante, desarrollo y alineamiento del ministerio, y oración (específicamente para la congregación). Esta reunión debe durar de 90 minujtos a 2 horas. Hay varias maneras de diseñar esta reunión para que rinda productividad y alto valor. El siguiente es un ejemplo.

Contar historias. Haga que varios miembros del personal compartan historias de vidas que han sido cambiadas dentro de su congregación. Cuente historias del continuo poder transformador de Cristo.

Fuego rápido. Muchos artículos se incluyen aquí, pero sólo se necesitan unos pocos minutos. Este es un rápido repaso de los asuntos del calendario, informes sobre el ministerio, asuntos de reglas y administrativos, e informes numéricos.

THINK TANK. Esta es la mayor parte de la reunión. Por lo regular sólo tendrá un asunto y no más de tres. Este es el momento para tratar con la estrategia y el diseño del ministerio. Es el momento para la lluvia y el intercambio de ideas. No hay fin para los posibles temas, desde cómo asimilar mejor a los que visitan por primera vez hasta las estrategias para el evangelismo.

Del corazón. Este es un momento breve cuando el líder del grupo puede compartir lo que tenga en su corazón de una manera personal.

Tiempo para orar. Orar por las personas en su iglesia mencionándolas por nombre. Como las posibilidades para temas en las discusiones del THINK TANK, pueden orar por cualquier cosa desde el favor de Dios para una gran cosecha de la Gran Comisión hasta alguien que necesite ser sanado de cáncer.

El tercer martes: Una reunión de desarrollo del personal

El propósito primordial es dedicado únicamente al desarrollo como líderes del equipo pastoral/ministerial.

En esta reunión se incluyen componentes de comunidad y formación del personal, pero el enfoque está en el desarrollo de los líderes. Yo le recomiendo que tenga esta reunión fuera de la propiedad de la iglesia, en el mismo lugar cada vez—preferiblemente en un ambiente afable, invitador sin distracciones, como un hogar privado. Esta reunión de desarrollo del pesonal dura de 3 a 4 horas e involucra una variedad de posibilidades como estudios de libros, lecciones para enseñar liderazgo, analizar estudios de casos, mirar y hablar sobre videos. Yo considero esta la reunión más importante de las cuatro. Es esencial aplicar lo que se aprenda.

El cuarto martes: Reunión para planificar el calendario

El propósito primordial es la planificación maestra con un enfoque detallado en el calendario.
Nuestro personal en Crossroads se reúne en nuestro Salón de Guerra donde exhibimos un calendario de un tamaño de 14 pies de enero a diciembre con diferentes colores para indicar varios tipos de actividades. Esta reunión incluye a algunos miembros del personal pastoral y a varios miembros del personal administrativo. Dura como 45 minutos y es más informal y menos estructuradad que las otras tres reuniones. Esta es una reunión de pie con diálogo que fluye libre, hasta con múltiples conversaciones al mismo tiempo para contrarestar el efecto del intenso nivel de detalle. El éxito se encuentra a medida que siguen logrando un buen ritmo y balance de ministerio a tiempo –MINISTRY TIMING—. Esta reunión exige que se pueda pensar bien en los propósitos amplios para poder lograr un sentido a propósito y balanceado de la programación para la iglesia entera.
Para más información sobre cómo hacer sus reuniones de personal más productivas y de más valor, vea el artículo de Michael D. Jackson titulado “La realidad de las reuniones de personal” ["Staff Meeting Reality."]

—Dan M. Reiland, D.Min., pastor ejecutivo, Crossroads Community Church, Lawrenceville, Georgia