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La administración de los recursos financieros de la iglesia

¿Cómo está manejando el dinero su iglesia? ¿Está todo en orden? ¿Se está beneficiando injustamente al pastor principal? ¿Qué sucedería si alguien examinara bajo un microscopio lo que su iglesia está haciendo?

Por John P. Joseph

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Si alguna vez ha habido una época cuando los pastores deben tener en orden las finanzas de su iglesia, esa es hoy. Ya sea justificado o no, los medios publicitarios andan en busca de la mala administración. Los periódicos están llenos de historias sobre la mala administración, desde Enron a WorldCom. Cierta de esta búsqueda está justificada, pero hay un mensaje más profundo: Los líderes de corporaciones en las organizaciones con y sin lucro están siendo escudriñados por sus responsabilidades fiduciarias y como líderes. Sus inversionistas les piden cuentas, y en el caso de las organizaciones religiosas, las piden los miembros.

¿Cómo es que su iglesia está administrando sus recursos financieros? ¿Qué sucedería si alguien inspeccionara bajo un microscopio lo que su iglesia está haciendo?

Como administrador de los negocios de la iglesia, he consultado con muchas iglesias. Al visitar las iglesias o al hablar con los pastores, las preguntas más comunes que se me hacen tienen que ver con la administración del dinero de la iglesia.

En 1 Corintios 14:40 Pablo escribió: “Pero hágase todo decentemente y con orden.” Los líderes de las iglesias a veces se sienten inadecuados para cumplir con la amonestación de Pablo, especialmente respecto a la administración del dinero de la iglesia.

Hablaremos de este amplio tema mientras damos un viaje. Nuestro punto de partida será escoger una institución financiera. Luego hablaremos de ofrendas, hacer el depósito, requisitos de sueldos, asuntos ministeriales de impuestos, y cómo hacer un presupuesto. También hablaremos de gastar dinero, preparar informes financieros, y archivar importantes documentos financieros.

COMO ENCONTRAR EL BANCO CORRECTO

Encontrar un banco es fácil. Lo difícil es encontrar el banco correcto. No todos los bancos son iguales. Aunque los bancos podrían ofrecer servicios similares, con frecuencia difieren en sus honorarios y estructura.

Hay tres tipos de bancos: bancos que son grandes centros de dinero, bancos regionales, y bancos pequeños de la comunidad. Los bancos que son grandes centros de dinero y los bancos regionales por lo general se consideran impersonales, mientras que el banco de la comunidad no. Pero tenga cuidado con los bancos pequeños de la comunidad, por razones de confidencialidad. Los oficiales del banco podrían ser líderes en otras iglesias, y sus asuntos financieros muy bien podrían no ser manejados en confidencia. Yo recomiendo usar un banco local con tal que esté asegurado por la FDIC, y que usted se sienta cómodo con los asuntos de privacidad.

Busque un banco que ofrezca servicio gratis de cheques comerciales, pero averigüe cuáles son sus requisitos. Tenga cuidado con los balances mínimos. ¿Esos balances se basan en balances mínimos o de promedio? ¿El banco cobrará a la iglesia por los cheques devueltos en los depósitos de la iglesia o dispensarán con esos cobros? Además, averigüe si el banco cobra por cada cheque cuando se deposita con un pagador. La iglesia podría evitar esto si usa la caja de depósitos nocturnos del banco. Sin embargo, algunos bancos quizás cobren por depositar cheques de todos modos. Sugerencia: Deposite las ofrendas en una cuenta de ahorros, y por computadora o por teléfono, transfiera el dinero a su cuenta corriente para evitar el cobro por cada cheque.

Una vez haya escogido un banco y haya abierto su cuenta de operación, abra inmediatamente una cuenta de ahorros. Hablaremos de ahorrar dinero cuando examinemos los presupuestos. Considere la cuenta de ahorros de la Fundación de Las Asambleas de Dios que ofrece un interés más alto. Para más información, póngase en contacto con AGFSG en: www.agfsg.org, o llame sin cobro a 1-866-621-1786. Además, no compre cheques a través de su banco. Póngase en contacto con las compañías que venden cheques, como Checks Unlimited 1-800-533-3973, o www.currentchecks.com. Estas venden los cheques por la mitad de lo que cobran los bancos.

Recuerde, los bancos quieren una relación de préstamo. Después de abrir la cuenta corriente de la iglesia, considere pedir un préstamo para establecer un historial de crédito. Esto podría ser para comprar un vehículo o una línea de crédito para ayudar con asuntos de liquidez. Establecer crédito no quierre decir que la iglesia necesita estar en deuda. Se hablará de las líneas de crédito más después en este artículo.

RECIBIR Y MANEJAR OFRENDAs

Una vez se establece la cuenta en el banco, la iglesia está lista para recibir ofrendas. Haga fácil que la gente ofrende. Use sobres para las ofrendas con la siguiente información: nombre y dirección del contribuyente, cantidad del diezmo, cantidad de la ofrenda, y un espacio para ofrendas especiales. Asignar un número de ofrendar a cada contribuyente ayudará al personal a imputar las contribuciones.

Considere mandar por correo sobres ya impresos a sus asistentes. Puede conseguirlos ya timbrados. Esto hace fácil que las personas ofrenden. Simplemente ponen su cheque en el sobre, que ya tiene toda su información pesonal, y lo echan en la bolsa de la ofrenda o en el buzón. Una de las compañías que venden estos sobres es Church Budget Envelope Company, teléfono 1-561-369-7767.

Sugerencia: Ponga una caja para la ofrenda en el vestíbulo. A veces la gente da al pastor sus cheques de los diezmos si no los echaron en la ofrenda. Con una caja para la ofrenda, los asistentes pueden echar con seguridad sus ofrendas en cualquier momento. La caja para la ofrenda debe tener llave y los ujieres la deben vaciar después de cada culto. Usted verá un aumento en la ofrenda.

Al manejar el dinero, siempre considere medidas de protección, o lo que comúnmente se llama controles internos. Estas barreras evitan robo y cualquier acusación relacionada con el mal manejo del dinero. Generalmente, es necesario que los pastores eviten manejar el dinero, y los empleados y voluntarios asignados a esta tarea deben hacerlo en presencia de otros. (Vea "Diez importantes controles financieros para toda iglesia.")

Recoger las ofrendas

Los ujieres que no son diáconos ni oficiales de la iglesia deben recoger la ofrenda para evitar toda apariencia indecorosa. Los diáconos con frecuencia revisan los informes financieros. Por lo menos dos ujieres deben llevar el dinero a la caja de depósito o al cuarto donde se cuenta. Este cuarto no debe estar marcado como tal. Si la ofrenda no se va a contar inmediatamente, debe ponerse en un gabinete con llave o preferiblemente en una caja fuerte en presencia de por lo menos dos individuos. No haga que los ujieres cuenten el dinero. Más bien, tenga contadores que no tengan prisa para contar la ofrenda. También, el ministerio de ujier generalmente es uno de los primeros ministerios del que participa la gente. No es poco común que se escojan a las personas a última hora para recoger la ofrenda. Es necesario tener más diligencia en la selección de los que la contarán. Esta es otra capa de protección. (Para más lectura sobre las salvaguardas contra el manejo indebido del dinero en la iglesia local, lea “Proteja el Tesoro de la iglesia” en www.christianitytoday.com/yc/9y3/9y3060.html.)

En algunas iglesias es común que los pastores y las secretarias de la iglesia cuenten la ofrenda. Esto no es aconsejable. En vez de eso, haga que otro individuo de confianza maneje el dinero. Esto evita las falsas acusaciones y protege al pastor.

Haga que por lo menos dos (preferiblemente tres) individuos cuenten las ofrendas para mayor corroboración. Seleccione un cuarto con llave y no anuncie cuándo y dónde estas personas cuentan la ofrenda. Periódicamente, haga que un miembro del personal entre sin antes anunciarse.

Los contadores deben contar la ofrenda durante o después de cada culto y llenar una hoja de depósito aparte para cada culto. Los contadores deben confirmar que la cantidad contribuída en el cheque es igual que la que está escrita en el sobre de la ofrenda. Para los cheques que no fueron puestos en un sobre, los contadores necesitarán llenar uno.

Luego se completa un resumen de lo que se recibió en efectivo. (Vea el formulario"Sumario de cuenta de los ingresos de dinero en efectivo.") Esta es una manera de llevar la cuenta de los totales de cada culto y también ayuda a la iglesia a tener acceso al crecimiento o declive financiero de sus cultos. Además, hace más fácil si un contribuyente tiene una pregunta sobre la ofrenda de un día en particular. Simplemente pregúntele a qué culto asistió y saque los sobres y la hoja de depósito para ese culto. Los sobres de las ofrendas se archivan por culto y tienen fácil acceso. Después hablaremos del tiempo que se debe guardar esta información.

Depositar e imputar las ofrendas

Después de contar las ofrendas, es necesario que los contadores verifiquen que el recibo del depósito es igual a las cifras en el resumen del efectivo. Luego es necesario que pongan todas las ofrendas en una bolsa de banco con llave y que por lo menos dos individuos la lleven al banco para depositarla.

Estas son dos maneras comunes de imputar contribuciones—por el apellido de la persona o por el número que se asigna a una familia o unidad que ofrenda. Ambas son apropiadas, pero la mayoría de las iglesias prefiere el sistema de números ya que es más fácil para el contribuyente y crea menos cuentas.

Donaciones no designadas y designadas

El sobre para la ofrenda con frecuencia contiene instrucciones de parte del contribuyente sobre cómo se debe usar su ofrenda. A esta se llama ofrenda designada. Como regla general, las contribuciones no designadas (diezmo o efectivo) es dinero disponible para los gastos generales de la iglesia (hipoteca, sueldos, servicios públicos, gastos misceláneos). Sin embargo, cuando una donación es designada por el donante para un propósito específico, sólo puede usarse para ese propósito. Una vez se acepta y se deposita, la iglesia tiene la responsabilidad fiduciaria de usar ese dinero para el propósito expresado. Dichos regalos designados deben ser para un proyecto o programa aprobado de la iglesia. Además, la iglesia debe ejercer total control administrativo y contable de la contribución para que sea usada para el avance de la misión de la iglesia. Un ejemplo sería un regalo a un misionero aprobado.

Es importante que los pastores eviten revisar los archivos de las donaciones de su gente. Es importante saber si las personas diezman sólo si es que se están considerando para puestos de liderato. Para esas ocasiones, es correcto que el pastor sepa si este individuo diezma o no. Pero, inspeccionar los archivos de las ofrendas a base regular por ninguna otra razón aparte de interés personal podría frustar al ministro y rendirlo parcial.

Regalos a los líderes de la iglesia

Es común que las iglesias recojan una ofrenda para su pastor, especialmente el día de reconocimiento del ministro o del aniversario o cumpleaños del pastor. Pero ¿cómo se debe apuntar en los libros ese dinero así designado? La regla general es esta: si el dinero se recoge para el pastor, debe inscribirse en los libros como entradas sujetas a impuesto. También se incluye en el formulario W-2 del pastor. Por lo tanto, es necesario que los regalos de ocasión especial para el pastor que se hacen con dinero de las contribuciones de los miembros a la iglesia se presenten como pago sujeto a impuestos y sujeto a los impuestos de empleo por sí mismo, si es que el pastor no ha optado por una exención. Así el contribuyente puede recibir crédito de contribución por el regalo. Si los donantes están dispuestos a renunciar a su crédito de contribución, pueden escribir sus cheques directamente a nombre del pastor. Estos entonces serían regalos libres de impuestos.

Regalos que no son de dinero en efectivo

Las contribuciones de regalos que no son de dinero en efectivo hacen surgir problemas para la iglesia y para el donante. Para los detalles específicos, lea la Church & Clergy Tax Guide de Richard Hammar. (Vea "Recursos recomendados.")

Generalmente, es necesario presentar el Formulario 8283 del IRS si es que la iglesia recibe una contribución que no sea dinero en efectivo con un justo valor comercial de entre $500 y $5.000. Sin embargo, si el VCJ es de más de $5.000, es necesario hacer una evaluación calificada. El donante, no la iglesia, debe establecer el valor. Siendo que muchos de los miembros de las iglesias no están familiarizados con el Formulario 8283 del IRS, tenga varios a la mano. Cuando su iglesia reciba un regalo bastante grande, escriba una carta agradeciendo al donante por el regalo e incluya un Formulario 8283 del IRS para su uso. Si la iglesia decide vender un bien que ha sido donado de más de $5.000 dentro de 2 años de haberlo recibido, debe presentar el Formulario 8283 del IRS. (Los formularios se pueden trasvasar del sitio www.irs.gov.)

Declaraciones de los contribuciones

Todas las ofrendas deben recibirse físicamente o deben ser timbradas por el correo para la medianoche del 31 de diciembre. Antedatar ni posdatar el cheque para la iglesia no dará resultado. Se puede cumplir con las reglas del IRS con tal que el cheque se mande por correo antes del 31 de diciembre y aunque sea recibido después del 31 de diciembre.
Todas las donaciones (con y sin restricciones) deben apuntarse y se debe presentar la documentación al donante para propósitos de impuestos sobre entradas. Todas las donaciones deben ser debidamente justificadas para poderlas descontar de los impuestos. Hay dos reglas generales que las iglesias deben seguir. Primero, el donante tiene la responsabilidad de obtener por escrito el reconocimiento de parte de la iglesia por cualquier contribución de $250 o más para que el donante pueda descontarla en su planilla de impuestos. Segundo, la iglesia está obligada a dar declaración escrita al donante que recibe artículos o servicios a cambio de un solo pago en exceso de $75.
La iglesia cumple con estas reglas de justificación con una declaración de contribución anual. Es necesario que la declaración de contribución de cada persona incluya todas las donaciones que hizo esa persona. Sugerencia: advierta a sus asistentes que no presenten sus planillas de impuestos hasta que hayan recibido por escrito el reconocimiento de sus donaciones. La iglesia debe mandar por correo las declaraciones de contribución antes del 31 de enero. (Vea el formulario "Documentación de contribuciones de dinero en efectivo.")

LA ADMINISTRACION DE LAS FINANZAS EN LA OFICINA DE LA IGLESIA

En las iglesias más pequeñas, encargarse de la documentación financiera de la iglesia es con frecuencia la responsabilidad del tesorero de la iglesia. Pero a medida que la iglesia crece —o en las iglesias más grandes— se hace necesario contratar a un contador para encargarse de la documentación financiera de la iglesia. Antes de contratar a un contador, es necesario que el pastor y los diáconos desarrollen una descripción del trabajo con una lista de las cualificaciones y responsabilidades de este puesto. (Vea "Muestra de la descripción de trabajo del contador.")

Además de mantenerse al día con las donaciones, la iglesia también debe manejar la nómina de pagos. Cómo se maneje depende de la clasificación de sus trabajadores (empleados no ministeriales, empleados ministeriales, y contratistas independientes).

Regulaciones en el lugar de trabajo

Sin importar a quién contrate su iglesia, debe cumplir con ciertas reglas federales, estatales y del IRS. Haga su pedido de carteles con las leyes de trabajo impresas, léalas cuidadosamente, y cumpla con ellas. De hecho, la iglesia debe exhibir estas leyes en un lugar conspicuo de la oficina de la iglesia. La iglesia puede comprar estos carteles al llamar a G. Neil, 1-800-999-9111 o en su web-site www.gneil.com.

Los archivos de los empleados

Una vez haya contratado a las personas debidas, es necesario que establezca un archivo de empleados. Incluya lo siguiente en cada archivo:

1. Solicitud de empleo.

2. Formulario llenado de la investigación y los resultados de antecedentes criminales.

3. I-9 llenado (verificando que se puede emplear al empleado).

4. W-4 llenado (determinación del empleado de retiros voluntarios de impuesto federal)

5. Memorándum interno indicando el pago para comenzar, la fecha de comenzar, y los beneficios. Es necesario que el empleado firme esto.

6. Evaluaciones anuales y recomendaciones del empleador, incluso todas las comendaciones y advertencias del empleado escritas y orales.

Los archivos de los empleados deben mantenerse en un gabinete con llave ya que contienen información privada.

Designación y sueldos de los empleados

Una vez los empleados son contratados y se hayan preparado los archivos del empleado, la iglesia necesita prepararse para pagar sueldos. Hay dos tipos de individuos que reciben sueldos: empleados y contratistas independientes. Es importante que la iglesia distinga entre el estado de estos individuos. Para un empleado, la iglesia debe igualar su porcentaje de 7.65 al FICA. La iglesia no lo hace para un contratista independiente. Es aquí donde está la tentación para los pastores de indicar que los empleados son contratistas independientes. El IRS tiene ciertos criterios a seguir. (Vea "¿Empleado o contratista independiente?") La mayoría de los empleados son solamente eso—empleados.

Impuestos de planilla de pagos del empleado: personal de apoyo

Después de retener los debidos impuestos del sueldo de cada empleado, la iglesia debe pagar al IRS su porción de estos impuestos retenidos. Cada trimestre se debe llenar el formulario 941 del IRS. Este documento declara el sueldo total y la cantidad de los impuestos federales y de Seguro Social que se pagaron. En enero de cada año, la iglesia entrega a los empleados su declaración de entradas e impuestos en el formulario W-2 del IRS. Este documento debe entregarse a cada empleado antes de o el 1 de febrero.

Impuestos de planilla de pagos del empleado: empleados ministeriales

Estado doble de impuestos de los ministros

La regla general es ésta: Los ministros trabajan por cuenta propia para propósitos de Seguro Social y son empleados para propósitos de impuesto federal de entradas. Aunque los ministros deben pagar sus impuestos cada trimestre, pueden elegir pagar sus impuestos a través de la iglesia como empleados. Esta es una elección correcta ya que hace más fácil el pago debido al IRS. Es necesario que este memorándum contenga el nombre del ministro, la fecha, y la cantidad que quiere que le retengan de su cheque cada pago.

También es necesario que la iglesia sepa si el ministro ha revocado debidamente su pago del Seguro Social. Si el ministro no ha presentado el formulario 4361 y opta por permanecer en el sistema del Seguro Social, entonces tiene la responsabilidad de pagar en su totalidad el impuesto de trabajador por cuenta propia. Cualquier cantidad que se iguale debe incluirse como entradas en el W-2 del ministro, ya que es una entrada adicional. Para ser específico, la iglesia hace pagos al impuesto de los que trabajan por cuenta propia en vez de a lo que le toca al empleado pagar de los impuestos de FICA.

Designaciones de estipendio para vivienda

Los ministros con credenciales pueden excluir de sus entradas cierta cantidad designada como estipendio para vivienda con propósitos de impuesto federal. A menos que el ministro se haya exentado del Seguro Social, esta designación todavía está sujeta al impuesto de los que trabajan por cuenta propia. La cantidad designada está limitada al justo valor del alquiler de la vivienda del ministro amueblada e incluyendo los servicios públicos. Los gastos permitidos incluyen pagos de alquiler o de hipoteca, servicios públicos, muebles, reparaciones, seguro, e impuestos por propiedad. Los gastos asociados con la construcción de adiciones y el mantenimiento general también pueden incluirse. Es importante consultar con su contador sobre el presente estado legal de este beneficio. (Vea el formulario "Computación del estipendio para la vivienda del ministro".)

Siendo que al ministro se le permite este beneficio, la junta gobernante de la iglesia debe aprobar prospectivamente la cantidad elegida. Sugerencia: Para determinar el justo valor del alquiler de la casa, haga que un agente de bienes raíces determine su valor del alquiler y firme una fianza con esa cantidad, además del cáculo de los servicios públicos. El ministro debe guardar todos los recibos para justificar sus gastos. También, el inicio del estipendio para la vivienda nunca es retroactivo. La planificación diligente es crítica. Es necesario que cada diciembre se apunte en las minutas de la junta una resolución aprobando el estipendio para la vivienda del pastor para el año siguiente.

Plan de reembolso contable

Los empleados de la iglesia con frecuencia tienen gastos personales para los que es necesario que la iglesia les reembolse. El uso de un vehículo personal para hacer visitas al hospital es reembolsable. (Vea "Apunte mensual del millaje del ministro.") Para reembolsar al empleado, la junta de la iglesia debe aprobar un plan responsible de reembolso. El empleado luego somete una petición para reembolso, justificando la base ministerial para el gasto. (Vea "Informe mensual de los gastos del empleado.")

odos estos puntos componen el plan de compensación para el ministro. (Vea el formulario "Componentes del plan de compensación para el ministro.")

Los predicadores invitados y los impuestos

Muchas iglesias tienen predicadores invitados a los que pagan con ofrendas de amor u honorarios. ¿Cómo deben los libros de la iglesia reflejar esos gastos? Los predicadores invitados con frecuencia son evangelistas ambulantes, músicos, o predicadores de convenciones y no se consideran ser empleados. El procedimiento para pagarles es éste: Antes que rindan cualquier servicio, entrégueles un W-9. (No confunda esto con el I-9 para la eligibilidad de empleo de inmigración.) Este formulario de IRS se da a los trabajadores que no son empleados que reciben más de $600 en compensación. Este documento da a la iglesia el nombre, dirección, y número de identificación de impuesto federal del predicador invitado. Esta información es crítica para que la iglesia sepa dónde mandar el cheque. También da la información necesaria para llenar el formulario 1099 para el IRS en enero del año siguiente, si es que es necesario.

El impuesto sobre entradas de negocios no relacionado

Normalmente las iglesias están exentas. Sin embargo, no pueden participar de actividades que están en directa competencia con las compañías con lucro. Cuando una iglesia participa de actividades que producen entradas no relacionadas con sus propósitos de exención de impuestos, el IRS considera cualquier entrada de dicha actividad como entrada de negocios no relacionada y la sujeta al Impuesto sobre Entradas de Negocios no Relacionados (Unrelated Business Income Tax, o UBIT).

Según el IRS, las entradas de cualquier negocio no relacionado están sujetas al UBIT si se cumple con las siguientes tres condiciones:

1. La actividad constituye un oficio o negocio.
2. El oficio o negocio se lleva a cabo regularmente.
3. El oficio o negocio no está principalmente relacionado al propósito exento de la iglesia.

La iglesia está sujeta a este impuesto aunque use el dinero que se gana de este negocio para avanzar su propósito caritativo. Ejemplos podrían incluir la venta de anuncios en los boletines, revistas, y las entradas de alquileres.

Aunque la actividad esté dentro de estos criterios, las entradas quizás no estén sujetas al UBIT si cumplen con una de las siguientes exenciones:

1. Principalmente todo el trabajo en la operación del oficio o negocio lo hacen los voluntarios en la iglesia.
2. La actividad se lleva a cabo por la organización principalmente para la conveniencia de sus miembros.
3. El oficio o negocio tiene que ver con la venta de mercadería, esencialmente toda la cual fue donada.

Las ganancias capitales, el interés, los dividendos, y los alquileres de bienes raíces generalmente no están sujetos al UBIT a menos que sean financiados con dinero prestado. Tenga cuidado siempre que la iglesia esté considerando una empresa para ganar dinero. Su primera pregunta debe ser, “¿Está esto sujeto al UBIT?” (Para una explicación más detallada de este tema, lea “Cuando su ministerio está sujeto a impuestos” en www.christianitytoday.com/yc/2000/001/11.75.html.)

LA ADMINISTRACION DEL PRESUPUESTO

El próximo paso en el manejo del dinero de la iglesia es cómo acreditar las entradas y los gastos de débito por medio de un Cuadro de Cuentas (COA). El COA es un detalle de cuentas que muestra cómo entra y sale el dinero. Este es un documento importante.

La creación de un Cuadro de Cuentas

El proceso para hacer su COA comienza con un análisis de cuánto dinero espera recoger y cómo lo gastarán los ministerios. Cuando hace esta lista, usted establece un COA. Cada dólar que se deposita y que se gasta debe ser cargado a esta lista. (Vea "Cuadro de Cuentas.")

Establecer un presupuesto

Una vez haya hecho el COA y haya calculado las entradas para su ministerio, el próximo paso es asignar los dólares a cada ministerio. Esto comúnmente se llama plan de gastos o presupuesto. Hay un entendimiento erróneo de que un presupuesto es un documento restrictivo. En realidad trae libertad. El dinero se puede gastar sin sentirse culpable y se puede trazar según las entradas para estar seguro de que el gasto de la iglesia no está fuera de orden. (Vea "El presupuesto de la iglesia.")

Llene un hoja de petición de presupuesto personal para cada ministro que esté en el personal. Esto ayuda a planificar cuánto del presupuesto de la iglesia se asigna a los salarios y beneficios ministeriales. (Vea el formulario "Presupuesto personal para el personal ministerial.")

El procedimiento correcto para gastar

Una vez haya preparado su COA y su presupuesto, la iglesia puede controlar sus gastos. Es importante saber quién pide dinero, el propósito, y a qué cuenta se ha de cobrar. El método más fácil para revisar y aprobar los gastos antes de comprar es usar un formulario para pedir un cheque. (Vea el formulario "Solicitud de cheque".) Una vez se aprueba la petición y se extiende el cheque, se cobra a la debida cuenta del presupuesto.
Una vez haya establecido sus cuentas y el proceso para aprobar los gastos, el próximo paso es mantenerse al día sobre las entradas y los gastos. (Vea "Libros mayores de las entradas de dinero en efectivo" mensual y de fin de año y "Libros mayores de desembolsos en efectivo" mensual y de fin de año.")Las iglesias deben permanecer al tanto de los gastos. La manera más eficaz de hacer esto es por medio de informes financieros.

CREAR Y MANTENER INFORMES FINANCIEROs

Revisar y reconciliar los informes del estado de la cuenta del banco

El primer informe financiero ya se ha hecho por medio del informe del estado de la cuenta del banco. Este informe es una anotación de todos los depósitos, cheques cancelados, y honorarios. Haga que una persona que no sea el contador abra el informe del estado de la cuenta del banco y revise los cheques. Sugerencia: Verifique las firmas al revés de cada cheque para estar seguro de que la persona correcta depositó el cheque de la iglesia. Este control interno ayuda a evitar que los empleados se escriban cheques a su nombre y los endosen. Este es un control para evitar el desfalco.

El próximo paso es dar al contador el informe del banco. Es crítico reconciliar inmediatamente el informe del banco. El software de la iglesia debe permitirle reconciliar la cuenta al comparar uno por uno los cheques cancelados con los del registro. Reconciliar el informe del banco revela el verdadero balance en el banco que tiene la iglesia. No hacerlo puede causar que la iglesia gaste más de lo que tiene en su cuenta.

Imprima una anotación de reconciliación y archívela con el informe del banco. Ponga estos documentos en un cuaderno de tres aros con divisores para cada mes. Cuando se haga la verificación contable de los libros de la iglesia, tendrá acceso inmediato a los informes del banco y de reconciliación.

Informes financieros

Al preparar los informes financieros, es importante que se mantenga al tanto de ellos junto con el Cuadro de cuentas. Los próximos informes y los más importantes son los informes mensuales y anuales. El software de la computadora de la iglesia debe permitirle detallarlos más según sea necesario. Los puntos en este informe coinciden con el COA. El informe anual refleja las entradas y los gastos de la iglesia ya sea para el año civil, del 1 de enero al 31 de diciembre, o el año fiscal, del 1 de abril al 31 de marzo. El informe anual se presenta a la congregación para revisión, preguntas, y su aprobación en la reunión de negocios anual. Las minutas de la reunión de negocios anual de la iglesia contienen la discusión y la aprobación del informe financiero. Estas minutas se ponen en el archivo de anotaciones permanente de la iglesia. (Vea "Informes financieros: Hoja de balance y Declaración de ingresos y gastos.")

Ventajas y desventajas del informe de una verificación contable

Aunque los informes del banco y los archivos financieros de la iglesia sean reconciliados, es necesario que los líderes de la iglesia revisen el informe financiero anual y mensual. Los medios publicitarios hoy están alerta a cualquier mal manejo financiero. Esto también es cierto para las iglesias. Es necesario que las iglesias fijen la norma de conducta ética y responsabilidad. Una manera en que la iglesia puede hacer esto es que una compañía independiente revise sus libros. Una verificación contable promueve la responsabilidad. Si la iglesia no puede pagar una verificación contable, podría considerar una revisión. Una revisión detecta irregularidades en las prácticas de teneduría de libros y es menos costosa. Pero una verificación contable ofrece muchos beneficios al ministerio de la iglesia. Con frecuencia viene con una carta que enumera las recomendaciones para el manejo y la mejoría de la contabilidad. Revisa los controles internos y ofrece sugerencias para mejorarlos. Una verficación contable trae integridad a los líderes de la iglesia que manejan los recursos de la iglesia. Las desventajas son el tiempo que se toma y el costo. En balance, muy bien vale la pena. (Para más información sobre este tema vea “Cuando su iglesia necesita de un Contador Público” en www.christianitytoday.com/yc/9y1/9y1066.html.)

LA ADMINISTRACION DE LOS PRESTAMOS DE LA IGLESIA

La mayoría de las iglesias comienzan en locales alquilados, y a medida que crece los líderes se enfrentan con un nuevo dilema—edificar o comprar un local permanente. Los programas para construir tienen que ver con nuevas áreas de negocios para la iglesia—zonificación, relocación, y finanzas. (Para más información sobre construcción, adquisición de propiedad, y expansión, vea la sección VI, "La administración del local y la propiedad de la iglesia," y lea, "Revisión del plan maestro de la iglesia" y "El proceso arquitectural.")

Esta discusión abarcará las variadas opciones para obtener los recursos financiero—dentro de la iglesia, dentro de la denominación, y fuera de la iglesia.

Fondos capitales

Antes de buscar un prestamista, la iglesia quizás querrá utilizar los recursos dentro de su congregación. La mejor manera de hacer esto es con una campaña para recaudar fondos. Contratar una organización profesional ayudará a la iglesia a recaudar el dinero dentro de la iglesia para financiar su proyecto o deuda, en vez de ir al banco. Una de esas organizaciones es MasterPlan Stewardship Services.1 Los líderes de la iglesia pueden conducir la campaña ellos mismos, pero hay ventajas en usar un profesional:

1. Una evaluación imparcial de la congregación basada en factores estadísticos.
2. Ayuda práctica por medio del representante de la campaña capital para supervisar el proceso.
3. Acceso a folletos y otros materiales para ayudar a la iglesia.
4. Supervisión de la preparación de los líderes laicos.
5. Ayuda a la iglesia para el seguimiento.

El costo de una ayuda así puede ser considerable, pero es común que una excelente organización de campaña capital produzca promesas de dos o tres veces las entradas anuales de la iglesia. Una campaña capital puede ser una gran manera de tener acceso a los fondos necesarios. (Vea el artículo "Servicios de plan maestro de mayordomía.")

Línea de crédito

Otra manera de obtener financiamientos adicionales es por medio de una línea de crédito—un préstamo que pone a la disposición dinero en efectivo en el momento deseado. Por lo regular, la iglesia obtiene una línea de crédito de su institución prestamista. Una vez se establece esta línea de crédito, la iglesia recibirá ya sea una chequera para obtener dinero hasta su límite, o simplemente puede pedir por fax una transferencia a su cuenta operacional.

Una línea de crédito por lo regular se establece como una nota de 5 años. Con frecuencia el interés es de un punto más que el interés corriente. También es común relacionar la nota con la tasa de préstamo fluctuante para este tipo de financiamiento.

¿Cómo recibe la iglesia una línea de crédito? Póngase en contacto con el representante de cuentas comerciales en el banco donde tiene la cuenta operacional de la iglesia y llene una solicitud para línea de crédito.

Una línea de crédito tiene ciertos beneficios, incluso acceso inmediato al dinero en efectivo en caso de que surja una necesidad. Las desventajas son los costos de cierre y otros honorarios del banco. Por lo regular es prudente tener una línea de crédito aunque la iglesia nunca la utilice.

Préstamos denominacionales

Un método de financiamiento que con frecuencia se pasa por alto son los recursos dentro de la denominación de la iglesia. Muchas denominaciones ofrecen opciones de financiamiento para las iglesias pequeñas y grandes. Los Servicios de Préstamo de Las Asambleas de Dios pueden darle información sobre sus variadas opciones de préstamos.²

Préstamos convencionales de los bancos

Este es el método más común de financiamiento para las iglesias. La conveniencia de un banco local es un gran beneficio.

Sin embargo, los préstamos de los bancos a las iglesias generalmente son diferentes de los préstamos residenciales. La mayoría de los préstamos a las iglesias probablemente contendrán un rasgo de término o de renovación después de 5 años. Cuando el préstamo llega a su término, la cantidad del principal del préstamo caduca y es pagable. Por lo regular el banco renueva el préstamo y ajusta el interés según el mercado. Algunos bancos ahora están extendiendo el préstamo a 10 años antes que caduque.

Emisiones de bonos (o títulos de renta fija)

Las iglesias no utilizan este método de la misma manera que el simple financiamiento del banco. En vez de ir a un banco en busca de dinero, la iglesia se pone en contacto con una compañía de bonos que se especializa en corporaciones sin lucro o en iglesias. Las compañías de bonos difieren de los bancos locales en que éstas obtienen su dinero de inversionistas individuales, o poseedores de bonos. Los bonos por lo regular se venden a los inversionistas en incrementos de $1.000. El tamaño de la emisión del bono es igual a la cantidad de dinero que necesita el prestatario, además de los costos y gastos (honorarios de revisión contable, honorarios de abogado, seguro del título, etc.). La compañía de bonos añade estos costos al préstamo. Igual que con un préstamo del banco, la iglesia debe tener adecuado colateral (garantía) o propiedad para compensar los bonos.

La iglesia hace sus pagos de principal e interés a los poseedores de los bonos por medio de un fiduciario de corporación o de la compañía de bonos. El fiduciario se encarga de mantener los libros y de las funciones de pago. Los pagos de la iglesia se depositan en una cuenta especial llamada fondo amortizante en el que se depositan y se sacan los pagos de la iglesia cuando es necesario hacer pagos de interés o de principal a los poseedores de los bonos. Sugerencia: Pida un interés saludable en el fondo amortizante. Los honorarios de fiduciario se pueden pagar con el interés acumulado en el fondo amortizante.

No todas las emisiones de bonos son iguales. Hay dos tipos de emisión de bonos: De mejores esfuerzos y de firme subscripción. Es importante entender cada tipo para poder escoger el que mejor se presta a su congregación.

Mejores esfuerzos

Este tipo de emisión exige que la iglesia venda ella misma los bonos, con frecuencia con la ayuda de la compañía de bonos. El representante de la compañía de bonos explica los beneficios a los miembros de la iglesia y les pide que compren bonos. La ventaja es un costo más bajo para la iglesia en contraste a una campaña de firme subscripción. La desventaja es que la gente a veces considera las inversiones así como donaciones. Como resultado, esta confusión podría detrimentalmente rebajar las contribuciones a la campaña capital de la iglesia en forma de donaciones, regalos, y promesas.

Firme subscripción

Otro tipo de emisión de bonos es la firme subscripción. Con firme subscripción, no se venden bonos a la congregación. La compañía de bonos subscribe el préstamo de la iglesia cuando compra los bonos de la iglesia y los vende a sus inversionistas. Al aceptar comprar todos los bonos de la iglesia, se garantiza que la iglesia recibirá los fondos en el cierre. Los inversionistas que compran los bonos son fondos de pensiones o inversionistas individuales. Estos bonos se aseguran con la propiedad de la iglesia.

A diferencia de los préstamos comerciales que caducan, las emisiones de bonos están totalmente amortizadas por un período de 15 a 20 años, ofreciendo así un servicio de nivel de deuda. Esto ayuda en la preparación del presupuesto y asegura que el préstamo puede llegar a retirarse sin el barullo de volver a financiar.

Cerciórese de que la compañía de bonos incluye una provisión de prepago que permite a la iglesia prepagar sus bonos sin bonificación o penalidad. Por lo regular, esto es accesible si se paga a través de la cuenta de operación de la iglesia.

Hay varios puntos positivos en el método de firme subscripción:

1. Garantiza que todos los bonos se venderán.
2. No hay confusión sobre las donaciones ya que no se venden a la congregación.
3. La iglesia puede comenzar un programa para reducir la deuda inmediatamente después de la compra.

Para encontrar una compañía de bonos póngase en contacto con la National Association of Church Business Administration en www.aogcaa.org

Tenga en mente estas opciones cuando su iglesia se encuentre con un proyecto de construcción, adquisición de propiedad, o expansión.

Paquete de financiamiento

Una vez la iglesia se haya decidio por un método, el próximo paso es crear un paquete de financiamiento. Este paquete da al prestamista información sobre la iglesia. También demuestra la confiabilidad de la iglesia y su capacidad para financiar. Recuerde que los acreditadores están en el negocio para calcular el riesgo. Informarlos sobre el mérito de crédito de la iglesia es clave. Dar al prestamista un paquete de información que demuestra la capacidad de la iglesia para pagar un préstamo hace mucho para que el préstamo sea aprobado.

A continuación vea una lista de lo que debe incluir en este paquete:

1. Biografía de la iglesia: Una breve historia de la iglesia y una decripción del pastor principal, especialmente si el pastor ha ejercido el cargo por largo tiempo, lo que ha dado estabilidad.

2. Documentos legales:

Constitución (Artículos de Incorporación)

Reglamentos

Certificado 501(c)(3) del IRS probando que la iglesia es una legítima entidad de corporación sin lucro con el IRS.

La iglesia podría estar bajo una exención de grupo o cobertura de su denominación. La iglesia con una organización matriz puede estar bajo sus reglas denominacionales o de grupo para el 501(c)(3). Si la organización matriz tiene una regla de grupo, el IRS quizás ya la reconozca como exenta de impuestos. La organización matriz tiene entonces que someter una revisión anual de exención en grupo. Si no está seguro de que su iglesia está bajo esta regla de grupo o cobertura, pida a su organización matriz que le envíe por fax una copia de su lista de iglesias u otras organizaciones afiliadas. Incluya este documento en su paquete de financiamiento.

3. Miembros: Total de miembros y adherentes (incluso los jóvenes y los niños). Incluya una gráfica demostrando el aumento en la asistencia.

4. Informes financieros:

a. Anual – informes financieros para los anteriores 3 años.

b. Propiedad – un hoja de balance mostrando todos los bienes y obligaciones.

Esto incluye dinero en efectivo e información y evaluaciones al día de la propiedad. Se pueden incluir las evaluaciones de los impuestos del condado. (Vea Hoja de balance que se incluye con el informe financiero.)

Recuerde que su primera impresión es una impresión duradera.

LA ADMINISTRACION DE LAS ANOTACIONES FINANCIERAS

Ya sea para futura indagación del IRS o para un reclamo de seguro, es importante tener a mano todos los documentos importantes. Según el IRS, todas las iglesias por requisito tienen que mantener anotaciones para justificar su estado exento en caso de una indagación. (Vea "Por qué es importante la documentación en una iglesia.")

No hay un método específico para mantener las anotaciones de la iglesia, ni tampoco el IRS especifica el tiempo que se deben guardar. A continuación hay una lista de los documentos que se deben guardar y por cuánto tiempo.

Ponga los siguientes documentos en archivos permanentes:

1. Carta de exención del IRS o carta de cobertura.
   
2. Todos los papeles de seguro: De responsabilidad legal, compensación al trabajador, y los vehículos. Incluya todo lo relacionado con la adquisición de bienes raíces.
   
3. Archivos de los empleados: Solicitud de empleo, evaluaciones corrientes y anteriores, I-9 y W-4, e investigaciones criminales.
   
4. Minutas de la reunión de negocios anual y de la junta.
   
5. Todos los documentos del IRS incluso, pero no limitado a, W-4 (estipendios permisibles), W-2 (formularios de pago de salario del empleado), 941 (informe de la cantidad que paga el empleado al Seguro Social, Medicare, e impuestos sobre sueldo).

Toda la correspondencia del gobierno federal, estatal y local.

Ponga los siguientes documentos en archivos temporales:

1. Anotaciones de los gastos y entradas por 6 años.
2. Anotaciones de las contribuciones por 6 años.
3. Hojas de registro para el cuido de los niños por 1 año.
4. Cheques cancelados por 3 años.
5. Manual de reglas: Continuo.
6. Títulos de los vehículos hasta su disposición.

Hay paz de mente en saber que estos importantes documentos están organizados y en un lugar seguro.

Conclusión

Los días de recoger las ofrendas y pagar las cuentas sin pensar en el escrutinio de afuera han desaparecido. Pero es posible saber manejar los recursos de la iglesia.

El presente ambiente se presta para los escándalos; es necesario que los líderes de la iglesia sean sabios. Llenar correctamente los formularios y archivar las anotaciones hará mucho para ayudar a la iglesia en caso de una investigación del IRS.

Tenga cuidado y sea deliberado en esto. Cuando manejamos el dinero del Señor, es necesario recordar que es eso exactamente —suyo. Somos llamados a ser buenos mayordomos de sus recursos. Que el Señor le dé sabiduría a medida que usted fielmente maneja los recursos que El ha puesto en sus manos..

Notes

1. MasterPlan Stewardship Services es una división del Grupo de Servicios Financieros de Las Asambleas de Dios. Para más información, llame al 1-800-962-7499, e-mail masterplan@agfsg.org, o visite su web-site: www.agmasterplan.com.

2. AG Loan Services (Servicios de Préstamos AD) es una división del Grupo Financiero de Las Asambleas de Dios. Ya sea que necesite $10.000 o $10 millones, AG Loan Services puede asociarse con usted en sus necesidades de financiamiento. Para más información llame al teléfono: 1-800-449-5626, e-mail: loans@agfsg.org, o visite su web-site: www.agloanservices.com.

John P. Joseph, J.D., FCBA, es abogado, administrador certificado de los negocios de la iglesia, ministro de Las Asambleas de Dios, y presidente de la Assemblies of God Church Administration Association (Asociación de Administración de la Iglesia de Las Asambleas de Dios), y consultor de iglesias. Vive en St. Petersburg, Florida. Puede ponerse en contacto con él en www.JohnJoseph.org.